Адаптация персонала: первая неделя и испытательный срок

Не секрет, что достаточно большой процент новых сотрудников увольняется в конце испытательного срока из-за отсутствия грамотной адаптационной политики.

Что нужно предпринять, чтобы новый сотрудник чувствовал себя в своей тарелке? Как сделать так, чтобы в конце испытательного срока нужный компании специалист не ушел из-за того, что его не так приняли? Кто должен заниматься адаптацией новичков? И какие адаптационные мероприятия эффективны в условиях современной экономической действительности?

Начнём с определения: адаптация — это процесс приспособления новых сотрудников к условиям внешней и внутренней среды организации. Эффективные адаптационные мероприятия, проведённые в течение испытательного срока, — залог успешной работы новичков. Они помогают новым сотрудникам почувствовать себя в компании важными и нужными, снимают ощущение «покинутости», помогают легче влиться в коллектив, избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с уже работающими сотрудниками, выстроить эффективные рабочие взаимоотношения, проникнуться корпоративной культурой, стать частью команды, понять и принять общие цели и задачи организации.

Показателем успешной адаптации является полноценное выполнение новым сотрудником поставленных перед ним задач.

Основные адаптационные мероприятия проводятся на испытательном сроке. Конечно, разной будет программа адаптации для линейных сотрудников, руководителей среднего звена и топ-менеджеров. Но есть и общие моменты.

Кто должен проводить адаптацию? Это может быть менеджер по персоналу, менеджер по адаптации и развитию персонала, руководитель отдела, где работает новичок, наставник нового сотрудника. Как показывает практика, лучше всего с этой задачей справляются эйчары, во многих компаниях проведение адаптационных мероприятий является одной из их непосредственных обязанностей.

Первичная адаптация: первые дни

Это самый значимый этап всего комплекса адаптационных мероприятий. Сюда относится всё, что HR’у необходимо сделать в первые два-три дня после выхода на работу нового сотрудника:

• дать почувствовать новичку себя нужным в новой для него компании

• утолить его информационный голод (как о компании, так и о тех законах, по которым она живёт)

• помочь новичку сориентироваться в коридорах и комнатах офиса

• рассказать, к кому и по каким вопросам при необходимости обращаться за помощью.

Придя утром на работу, новый сотрудник подобен «слепому котёнку». Единственное знакомое лицо для него — это эйчар, который проводил с ним собеседование. И именно от него новичок ждёт ответов на свои многочисленные вопросы.

Оформление. Чтобы новый сотрудник чувствовал себя защищённым буквой закона и испытывал доверие к компании, он в самом начале должен пройти процедуру оформления. При подписании многочисленных документов эйчар должен быть предельно корректен и внимателен, отвечать на все возникающие у нового сотрудника вопросы. В процессе оформления у новичка уже начинает формироваться мнение о компании, в которую он пришёл работать, и чем лучше менеджер по персоналу выполнит свои обязанности, тем лучше будет первое впечатление о компании в целом.

Информация. После оформления необходимо подробно рассказать новому сотруднику о компании. Лучше, если у вас будут наглядные материалы, например, в виде презентации. В своём рассказе затроньте следующие темы:

• краткая история компании от образования до сегодняшнего дня

• основная миссия, цели и задачи организации

• руководство компании

• какие продукты/услуги производит фирма

• планы развития на будущее.

В презентации информацию изложите тезисно, чтобы она легче воспринималась. Не забудьте про фотографии компании и её первых лиц.

Поскольку любой новый сотрудник испытывает достаточно сильный стресс в первый рабочий день, многое из вашего рассказа он может не запомнить. Поэтому дайте ему для самостоятельного ознакомления буклеты или брошюры (ссылку на корпоративный сайт), чтобы ему было к чему вернуться при появлении вопросов.

Корпоративные правила. Расскажите новому сотруднику о нормах и порядках, которые приняты в вашей компании. Сделать это необходимо кратко, чтобы не «перегрузить» новичка обилием информации, но и не оставить его без необходимой:

• распорядок дня (время обеденного перерыва, как и где принято обедать)

• даты и способы выплаты заработной платы

• виды внутренних коммуникаций (документооборот, корпоративный портал и сайт компании, внутренние телефоны)

• правила корпоративной культуры (как отмечают дни рождения, есть ли традиция совместных выездов на корпоративные мероприятия и др.).

Ориентация на местности. Настало время показать новичку офис: проведите его по компании, расскажите, где какой отдел располагается. Обязательно покажите, где находится санузел, кухня, кулер с водой, место для курения и т.д.

Знакомство с коллективом. Представьте новичка сотрудникам, чётко называя имя и фамилию, должность, подразделение, где он будет работать. Познакомьте его с руководителями подразделений, и, если это принято, с первыми лицами компании.

Рабочее место. После всего вышеперечисленного можно проводить новичка к его столу и передать шефство над ним его непосредственному руководителю, который подробнее расскажет ему об обязанностях.

После того, как вы передали новичка в руки начальника, ваша работа отнюдь не закончилась: начинается адаптация на испытательном сроке, основная цель которой — помочь новому сотруднику эффективно взаимодействовать с организацией и, как следствие, хорошо выполнять свои профессиональные обязанности.

Наиболее эффективно данные мероприятия проводить в форме адаптационных бесед с новым сотрудником. Встречи должны быть не очень длительными — около 20-30 минут.

Первая встреча. Менеджер по персоналу должен объяснить, с какой целью проводится беседа, чтобы снять страх у новичка, что его будут «пытать». Ваш задача — показать сотруднику, что вы хотите ему помочь. И это нужно сделать не только на словах, но и на деле.

Место встречи. Лучшее место для разговора — помещение, где вы сможете беседовать «тет-а-тет». Создайте дружественную атмосферу, сядьте не напротив, а рядом с собеседником, своей позой покажите готовность к неформальной беседе и активному слушанью, расположите человека к себе в самом начале беседы, если возможно, перейдите на «ты».

Периодичность. Как часто необходимо проводить такие встречи? Первую беседу лучше назначить через неделю с начала работы сотрудника, вторую — через месяц, третью — через два месяца, а последнюю — за 7-10 дней до конца испытательного срока.

Если на второй встрече вы видите, что новичок хорошо адаптируется в коллективе, то третью встречу можно не проводить, а встретиться только в конце испытательного срока.

Темы для обсуждения:

• какие задачи перед сотрудником поставлены, кто их ставит и как это происходит, возникают ли у него вопросы при их выполнении

• кто помогает ему при появлении сложностей

• всегда ли он получает ответы на свои вопросы

• какие задачи он уже выполнил

• как контролируется выполнение работы, есть ли какая-то отчётность по результатам труда

• как сотрудник по 5- или 10-бальной шкале оценивает свою работу

• как, по его мнению, его работу оценивает руководитель, даёт ли начальник обратную связь о том, доволен ли он его работой

• как складываются у сотрудника взаимоотношения с коллегами, непосредственным руководителем, сотрудниками других подразделений компании

• ощущает ли сотрудник себя частью коллектива своего отдела, частью компании

• есть ли у него ощущение, что та работа, которую он выполняет, важна для достижения целей всей компании

• всё ли сотрудника устраивает в организации его труда, возможно, есть какие-то предложения, как их улучшить или оптимизировать

• каким видит сотрудник своё будущее в компании.

В конце беседы необходимо уточнить, есть ли у сотрудника организационные вопросы к вам, как к эйчару.

На первый взгляд всё просто и понятно, но для нового сотрудника такие беседы очень важны, для него нет мелочей. Будьте готовы к тому, что на первой встрече ваш собеседник будет чувствовать себя некомфортно и скованно, ведь для него это стресс — вы пытаетесь «залезть в душу», узнать самое сокровенное. Здесь всё зависит от вашего умения располагать к себе собеседника. На второй и третьей встречах новый сотрудник будет разговаривать с вами более доверительно и открыто.

Делаем выводы

Информация, которую вы узнаете на адаптационных встречах, крайне важна не только для вас, как для эйчара, но также и для руководителя отдела, где работает новичок. Ведь о многом новые сотрудники стесняются или боятся сказать своему начальству, и это может приводить к недопониманию.

Обсудите с руководителем отдела всё, что узнали из разговора с новичком, — это даст ему представление о том, чем живёт его новый сотрудник, и поможет решить те сложности, которые у него возникли во взаимодействии с ним.

Решительной и ответственной является последняя, четвертая встреча с новым сотрудником. Вы можете её проводить сами или совместно с начальником отдела, где работает новичок. На данной встрече подводятся итоги работы. Поговорите с сотрудником о задачах, которые были перед ним поставлены на испытательном сроке, какие возникали сложности и как он с ними справлялся, как он оценивает свою работу, что считает необходимым улучшить или оптимизировать, как он видит своё будущее в отделе и в компании в целом, насколько у него получилось выстроить эффективные взаимоотношения с коллегами и непосредственным руководителем, какие остались проблемы и как их можно решить, насколько корпоративная культура компании ему близка, есть ли у него какие-то предложения.

В конце беседы подводятся итоги испытательного срока. Если руководитель присутствует на встрече, то это происходит тогда же, а если нет, то после обсуждения с ним полученных сведений. Итогом является принятие решения: прошёл ли сотрудник испытательный срок, есть ли необходимость его продлить или с сотрудником лучше расстаться.

Если человек остаётся в компании, не останавливайтесь на достигнутом — продолжайте сопровождать сотрудника в процессе всего периода его работы в организации. Пусть это уже будет не в форме адаптационных встреч, а в некой иной. Главное, чтобы вы, как эйчар, понимали необходимость и важность данных мероприятий и видели плоды своего труда в виде эффективной работы сотрудника в компании.

 

Автор: Ирина ИСАЕВА.

Дата публикации: 16.02.2011.

http://www.rhr.ru/index/rule/personnel_employment/16328,0.html