Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер

Очень часто, при внедрении систем дистанционного обучения в крупных компаниях в России и СНГ, приходится слышать от основных заказчиков (как правило, руководителей подразделений, отвечающих в компании за обучение и развитие) что-то вроде: «Пожалуйста, не нагружайте меня вашими ИТшными терминами, проблемами и вопросами – просто поставьте нам программку и сделайте, чтобы она работала». После этого мне приходится объяснять, почему для успеха проекта дистанционного обучения в компании недостаточно просто «поставить программку» и что, собственно, должны совместно предпринять заказчик и внедренец для того, чтобы результат не разочаровал.

Внедрение системы дистанционного обучения (далее СДО) в большинстве случаев не тождественно установке программного обеспечения на сервер. Собственно установка программного обеспечения - только один из этапов рабочего процесса, выполняемого членами ИТ-команды проекта. А эта команда состоит не только из ИТ-специалистов.

Внедрение СДО - это проект на стыке нескольких подразделений компании: HR как основных заказчиков, IT, обслуживающих оборудование и инфраструктуру, и бизнес-подразделений, потребности которых с помощью системы будет обсуживать HR.

Первое, что должен понять заказчик, что нужно разделять внедрение СДО как универсального программного решения и создание или приобретение учебных материалов (контента). Далее, я буду говорить именно о внедрении системы, хотя тема выбора или разработки контента, безусловно, также очень интересна.

На этапе планирования очень важно понять, кто будет аудиторией проекта – сотрудники компании, работающие в корпоративной сети, или более широкая аудитория – партнеры, стажеры, клиенты и т.п. Понимание аудитории определяет, будет ли система доступна из сети Интернет, могут ли в ней размещаться закрытые материалы, будет ли система использоваться на принципах аренды или будет приобретена в собственность.

Большинство крупных российских компаний разворачивают СДО для своих сотрудников в корпоративной сети. Доступ к таким системам из-вне невозможен. Такие системы, как правило, весьма тесно интегрируются с ИТ-инфраструктурой заказчика (системой кадрового учета, корпоративной почтовой системой, системой учета пользователей, системой электронного документооборота и т.п.).

Некоторые компании делают системы доступными из сети Интернет, что позволяет сотрудникам проходить обучения из дома, а также подключать удаленные филиалы, не имеющие доступа к корпоративной сети. В последнее время все больше проектов, в которых СДО используются для обучения партнеров и клиентов.

Не менее важен масштаб проекта – кто будет работать в системе: все сотрудники компании или отдельные ее подразделения.

От масштаба проекта будет существенно зависеть:

- стоимость оборудования и базового системного программного обеспечения – при крупных внедрениях HR-специалистам придется выучить такие слова, как «кластер», «сервера приложений и СУБД» и другие технологические решения, позволяющие обрабатывать одновременные запросы тысяч пользователей

- стоимость лицензий (если выбрано программное обеспечение с лицензированием по количеству пользователей). Здесь стоит отметить, что у большинства российских разработчиков, в том числе и у нашей компании, стоимость программного продукта от количества пользователей не зависит. А вот для западных продуктов это как правило не так

- стоимость интеграции с ИТ-инфраструктурой – у крупных, территориально распределенных компаний, зачастую, существует множество систем учета кадров и пользователей, различаются подходы к информационной безопасности в разных филиалах

- затраты на коммуникации - позволят ли каналы филиала на Чукотке просматривать учебный видео-фильм? Смогут ли одновременно 20 пользователей одного офиса принять участие в вебинаре по существующим каналам связи?

Для того, чтобы подготовить план реализации проекта, крайне важно ответить на вопрос о том, чего мы хотим добиться с помощью системы дистанционного обучения – систему какого масштаба, с точки зрения набора автоматизируемых бизнес-процессов мы хотим построить.

Вот мой типичный диалог с заказчиком:

- Вы хотите только СДО?

- А что еще что-то бывает?

- Возможно вы также хотите построить учебный портал, автоматизировать деятельность учебного центра в части сбора и анализа потребностей в обучении, формирования бюджета и плана учебных мероприятий, информирования сотрудников, сбора обратной связи, анализа эффективности?

- А это возможно? Ну, тогда именно это мы и имели в виду!

- А индивидуальные учебные планы у Вас, случайно, формируются не в ходе процедуры периодической оценки персонала по компетенциям? Они должны учитываться в системе?

- Ну конечно, и они нам очень важны!

- А автоматизация заполнения оценочных форм и индивидуальных планов обучения Вам нужна?

- Надо подумать, очень может быть…

- Кстати, вы понимаете, что СДО это инструмент для создения и управления электронными учебными курсами, которые сотрудник проходит в индивидуальном режиме. А для обучения в режиме реального времени нужны другие инструменты, такие, например, как вебинары.

- Да, разумеется вебинары нам очень помогут для наших филиалов!

Так, всего за 4-5 вопросов, выясняется, что говоря о внедрении СДО, заказчик может иметь в виду существенно более комплексный проект, включающий в себя и автоматизацию деятельности корпоративного учебного центра и автоматизацию процедур оценки персонала и подбор и адаптацию новых сотрудников и управление кадровым резервом и.т.п.

Заказчику нужно определить цели проекта – четкие и достижимые и на их основе, совместно с внедренцем системы определить этапность проекта. Слишком большие, с точки зрения автоматизируемой функциональности, проекты, имеет смысл разбивать на этапы с четко прописанными измеримыми результатами.

Например:

Этап 1 – установка системы, интеграция системы с системой кадровгого учета компании, организация доступа к учебному порталу для всех сотрудников в корпоративной сети. Открытие доступа на учебном портале к адаптационному курсу для новых сотрудников (создаем его сами) и 3 «коробочным» курсам по ИТ. Срок реализации – 2.5 месяца от начала проекта

Этап 2 – автоматизация процедуры сбора заявок на обучение, создание 10 курсов по продуктам и стандартам компании, создание 20 профессиоанльных тестов, проведение аттесатции. Срок реализации – 6 месяцев от начала проекта

Этап 3 – автоматизация процедуры ежегодной оценки. Срок реализации – 10 месяцев от начала проекта

Разбиение проекта на этапы с понятным результатом, полезность которого для компании очевидна, позволяет продемонстрировать успешность работы HR-подразделения, привлечь внимание к постоянно развиваемому ресурсу (учебному порталу), возможности которого возрастают от этапа к этапу. В противном случае, в погоне за реализацией в комплексном проекте всего и сразу, можно потратить месяцы и годы и утратить доверие менеджмента.

Как и в любом проекте, на успех реализации при внедрении СДО влияют сроки, бюджет и ресурсы.

Основываясь на своем опыте внедрения СДО в более чем 200 компаниях, я могу сказать, что в среднем от старта проект до открытия учебного портала, в который может зайти любой сотрудник компании и который при этом не пуст – т.е. содержит какой-то полезный контент, проходит 3-4 месяца. Этот срок может больше, если компания ориентируется исключительно на учебный контент, разработанный собственными силами или несколько меньше, если речь идет в основном о «коробочных» курсах. Проекты комплексной автоматизации HR-функций (подбор и адаптация, очное и дистанционное обучение, оценка, кадровый резерв) продолжаются не менее 9 месяцев. Сравните это с 3-4 часами, которые требуются на «установку программки».

При внедрении СДО в компании как правило используются уже существующие ресурсы (каналы связи, компьютеры обучаемых, ранее внедренные программные продукты, такие как система кадрового учета), поэтому ключевой для успеха проекта ресурс - команда проекта.

Важные моменты при формировании команды:

- ИТ-служба должна предоставить координатора проекта. Если его не будет, то внешний внедренец системы может разбить себе лоб о противоречия между системными администраторами, сетевиками, информационными безопасниками и администраторами прикладных систем

- у проекта должен быть владелец – я наблюдал десятки проектов, на запуск которых ушло в 2-3 раза больше времени чем планировалось, из-за того, что со стороны основного заказчика (HR) не было выделено руководителя проекта, обладавшего достаточным ресурсом времени и полномочиями

- нужно не забыть включить в команду проекта всех, кто в нем заинтересован или будет принимать участие в согласовании работ на различных этапах. Например, дизайн учебного портала как правило согласует служба внутренних коммуникаций или маркетинг

- внешние внедренцы СДО (зачастую разработчики системы) должны обладать реальным опытом внедрения системы в организациях похожих на вашу бизнесом, масштабом, территориальной распределенностью. Причем 3-5 проектов как правило недостаточно. Реальный опыт приходит после реализации многих десятков проектов

Ниже перечислен ряд задач, которые как правило решаются в рамках внедрения СДО. Во второй колонке указаны участники команды проекта, задействованные на этих этапах:

Этап проекта	Задействованные подразделения
Согласование документов по интеграции с ИТ-инфраструктурой и организации доступа пользователей к системе	ИТ, информационная безопасность
Согласование механизма интеграции с системами учета персонала, реализация интеграции	ИТ, HR
Согласование дизайна учебного портала	HR, внутренние коммуникации
Установка системы	ИТ
Организация доступа к системе пользователей	ИТ в филиалах, администраторы сети
Наполнение системы контентом	HR, бизнес-подразделения
Согласование функциональных требований по адаптацию системы к бизнес-процессам компании	HR
Продвижение портала, информирование внутрених пользователей, подготовка инструктивных материалов	HR, внутренние коммуникации

Обратите внимание на последний этап - продвижение ДО в компании. Не всегда формальное открытие учебного портала приводит к массовому интересу к нему со стороны сотрудников. Важно заинтересовать в системе как конечных пользователей (обучаемых), для чего компании используют рассылки, плакаты, публикации в корпоративной прессе, так и внутренних заказчиков. Для последних необходимо проводить семинары, готовить материалы, объясняющие им как использование новых технологий (электронных курсов, вебинаров) поможет решить их задачи по запуску новых продуктов, оптимизации бизнес-процессов и т.п.

И последнее – завершение проекта по внедрению СДО в компании одновременно является началом реальной жизни СДО в компании. А в реальной жизни все течет и изменяется , либо умирает. Поэтому не стоит забывать о том, что внедренную систему необходимо поддерживать и развивать.

Поддержка системы весьма многопланова:

- техническая поддержка каналов и оборудования со стороны ИТ

- техническая поддержка программного обеспечения со стороны поставщика решения, обновление версий системы

- поддержка интеграции СДО с постоянно изменяющейся ИТ-инфраструктурой компании (новые версии операционных систем, систем учета пользователей, внедряемые ERP, новые каналы связи т .п.)

- поддержка пользователей СДО (как техническая со стороны ИТ, так и содержательная со стороны владельцев Портала)

- наполнение системы контентом, поддержание контента в актуальном состоянии, обновление версий

- экспертная поддержка учебных материалов со стороны бизнес-подразделений

- обучение новых пользователей системы

Подводя итоги я бы хотел еще раз подчеркнуть свою основную мысль, что внедрение системы дистанционного обучения в компании это серьезный многоплановый проект, а не просто «установка программки». Это проект будет успешен только в случае если основной заказчик выделит , будет готов выделить на него достатотчно количество ресурсов, сформулировать четкие и измеримые цели проекта.

За скобками этой статьи остались такие важные вопросы как выбор поставщика и системы дистанционного обучения, поскольку даже самый правильно организованный проект обречен на неудачу, если внедряемая система не отвечает требованиям заказчика, но это тема отдельного материала.

 

Автор: Корольков Алексей.

Дата публикации: 17.08.2010.

http://www.hrm.ru/vnedrenie-sistemy-distancionnogo-obuchenija--kak-ne-vykinut-dengi-na-veter