Обучение сотрудников компании «своими силами»

Нет необходимости доказывать, что обучение и развитие сотрудников — одна из самых важных составляющих процесса управления персоналом любой компании. Готовность и способность работодателя инвестировать в обучение своих сотрудников всегда считались признаком ее стабильности и надежности. Понимая важность высококвалифицированных кадров, бизнес вкладывает немалые средства в проведение профильных обучающих мероприятий, создает условия для развития и удержания лучших работников.

С наступлением кризисного периода первыми под «урезание» попали именно расходы на обучение: в некоторых компаниях сегодня бюджет вообще не предусматривает подобных трат, а во многих он сведен к минимуму. При этом потребность в обучении и развитии у сотрудников остается высокой. В подобной ситуации перед эйчарами встал закономерный вопрос: «Как учить персонал при дефиците денежных средств?»

В нашей компании ответ нашелся быстро: будем обучать «своими силами»! Своими силами — значит, без привлечения внешних провайдеров, максимально вовлекая в обучение собственных сотрудников. Руководство компании уверено, что главное богатство «Агромата» — это люди, которые в нем работают. За 16 лет развития бизнеса наши сотрудники накопили большой опыт, приобрели знания в различных областях. Не воспользоваться этим богатством было бы непростительной ошибкой.

Организация обучения «своими силами» в компании проходит поэтапно:

• Выявление потребности сотрудников в обучении.
• Определение целей и задач обучения.
• Поиск и подготовка внутренних тренеров.
• Выбор формы обучающих мероприятий.
• Подготовка и проведение обучающих мероприятий.
• Оценка и закрепление полученных знаний.
• Анализ результатов обучения.

При выявлении потребности в обучении необходимо определить, какие именно знания и навыки необходимы сотрудникам в настоящий момент. Это можно сделать в процессе:

анализа результатов работы сотрудника, допускаемых им типичных ошибок;

проведения аттестации: при подготовке к аттестации сотрудники заполняют анкету для самооценки (приложение 4 статьи «Аттестация — праздник профессионализма!»), во время аттестационной беседы отвечают на вопросы руководителя, затем заполняют анкету по результатам аттестации (приложение 1);

опроса руководителей подразделений компании.

АНКЕТА
по результатам аттестации

Потребности в обучении сотрудников во многом зависят от выполняемых ими функций, поставленных перед подразделениями целей и задач.

На следующем этапе эйчару необходимо для каждого подразделения четко сформулировать актуальные на сегодняшний день цели и задачи обучения.

Внутренними тренерами в компании становятся наиболее компетентные специалисты. Выбрать их менеджерам по персоналу помогают сами сотрудники. При заполнении анкеты они составляют список подразделений компании, с которыми взаимодействуют в процессе работы, а затем (при проведении опроса) называют наиболее квалифицированных и опытных мастеров своего дела из указанных подразделений. Задача эйчара — выбрать из полученного списка специалистов, обладающих не только опытом и знаниями в необходимой области, но и имеющих способности и желание обучать других людей (это главные компетенции внутренних тренеров в нашей компании).

При отборе внутренних тренеров мы используем следующие критерии:

• высокий уровень профессиональных знаний;
• стабильно высокие показатели в работе;
• системное представление о своем участке работы и работе всего подразделения;
• способность и желание делиться своим опытом;
• лояльность к компании;
• высокие коммуникативные навыки и гибкость в общении.

Организация обучающих мероприятий — также задача сотрудников департамента по работе с персоналом. Им необходимо: 1) составить и согласовать график проведения обучающих мероприятий; 2) определить продолжительность каждого занятия; 3) выбрать и подготовить помещение для занятий, необходимое оборудование.

В нашей компании наиболее подходящими днями для обучения были выбраны пятница и суббота. Оптимальная продолжительность семинаров — полтора часа во второй половине дня в пятницу, тренингов — до восьми часов в субботу. Подобный график позволяет не отрывать участников обучения надолго от основной работы, а также обеспечить для них нормальный режим отдыха в течение рабочей недели.

Первыми в обучение включились сами сотрудники департамента по работе с персоналом. В рамках разработки программы ориентации и адаптации новых сотрудников HR-менеджеры подготовили вводный семинар «Знакомство с компанией», цели которого:

• ознакомить новичков с историей компании, ее миссией и оргструктурой;
• рассказать об особенностях корпоративной культуры;
• ознакомить с принятыми в компании стандартами.

При проведении семинара используются слайды и короткометражный фильм о компании, а под конец проводится небольшая викторина. За полтора часа участники получают целостное представление о нашей компании.

Хотя мы разрабатывали этот семинар для новых сотрудников, он вызвал огромный интерес и у наших «ветеранов» — тех, кто давно работает в компании. Поэтому график проведения семинара был скорректирован таким образом, чтобы поочередно его смогли посетить работники всех структурных подразделений.

Следующим мероприятием стал семинар по кадровым вопросам (продолжительностью полтора часа), также подготовленный и проведенный силами сотрудников департамента по работе с персоналом. Целевой аудитории данного семинара были руководители структурных подразделений, которым приходится принимать различные кадровые решения. Темы для семинара подсказал анализ наиболее часто встречающихся «кадровых» ошибок. На первом кадровом семинаре были рассмотрены следующие вопросы:

• штатное расписание: практика составления, использования и внесения изменений;
• трудовой договор: виды трудовых договоров, устный трудовой договор как основной вид трудового договора в компании;
• прием и перевод сотрудников: основные аспекты оформления;
• совмещение и совместительство: в чем разница?
• заявление работника как основание для принятия кадрового решения: требования к оформлению.

Теоретический материал был подкреплен реальными примерами из практики руководителей, «кадровиков» и эйчаров нашей компании.

Этот семинар стал первым в серии «кадровых семинаров», которые теперь проводятся в нашей компании ежемесячно. Их ценность в том, что материал занятия подбирается с учетом потребностей сотрудников и руководителей каждого конкретного подразделения именно нашей компании. Это позволяет:

• оперативно решать возникающие проблемы;
• экономить время (и сотрудников, и компании), затрачиваемое на обучение;
• заинтересовать обучаемых сотрудников, сделать их активными, вовлеченными участниками процесса.
• Сейчас мы готовим большой семинар для руководителей подразделений на тему «Отбор кандидатов на вакантную должность», где они ознакомятся с теоретическими аспектами рекрутинга и освоят конкретные инструменты:
• набор компетенций по каждой из должностей;
• тесты для оценки профессиональной пригодности кандидатов;
• вопросы для интервью, помогающие установить поведенческие характеристики каждой компетенции;
• оценочные шкалы для определения уровня развития компетенций.

Кроме того, на семинаре руководители смогут ближе ознакомиться с разработанной нами «Процедурой подбора и отбора персонала.

Не менее успешным был опыт проведения «своими силами» серии семинаров для бухгалтеров. После подведения итогов аттестации (по компетенциям) сотрудников бухгалтерии и анализа результатов анкетирования был составлен список интересующих их профессиональных тем.

Изучив этот список, «тренеры» (ими стали наши аудиторы) подготовили профессиональные тесты для определения уровня подготовки бухгалтеров. Предварительное, до начала обучения, тестирование позволило:

1) тренерам:

оценить общий уровень профессиональной подготовки специалистов;

определить наиболее сложные для большинства специалистов профессиональные вопросы и грамотно подобрать материал для занятий;

2) участникам обучения:

настроиться на учебу (заглянуть в первоисточники и самостоятельно поискать ответы на сложные вопросы);

подготовить для тренеров конкретные вопросы по теме семинара.

Темами для первого занятия были выбраны:

«Основы бухгалтерского учета и отчетности: базовые понятия».

«Первичные документы: требования к их оформлению и правила работы с первичными документами в компании».

«Последние изменения нормативной и законодательной базы в области бухгалтерского учета и отчетности».

Через две недели после первого занятия повторно было проведено тестирование, что позволило и закрепить полученные участниками знания, и оценить качество проведенного обучения. Последовавший затем опрос руководителей подразделений показал: благодаря семинару у сотрудников бухгалтерии:

• увеличилась скорость обработки информации;
• уменьшилось количество ошибок и неточностей в работе;
• повысился интерес к работе и своему профессиональному развитию;
• в коллективах заметно улучшился психологический климат.
• Установлена периодичность проведения семинаров для бухгалтеров — один раз в месяц.

Большое внимание мы уделяем обучению менеджеров по продажам. Оно реализуется в двух направлениях:

1. Изучение особенностей и технических характеристик товара и новинок, которые ежегодно выходят на рынок.

Для изучения товара, как правило, привлекаются представители фабрик-производителей, которые с большой охотой отзываются на предложение обучить наших менеджеров. При организации сотрудничества с ними в задачи менеджера департамента по работе с персоналом входят:

• составление графика обучения на полугодие и его согласование с приглашенными специалистами (приложение 2);
• подготовка аудитории для обучающего мероприятия (приложение 3);
• формирование учебных групп;
• после завершения обучения — проведение тестирования (для закрепления полученного материала и оценки уровня усвоения знаний).

ГРАФИК
обучения менеджеров по продажам

ЗАЯВКА
на проведение обучающего мероприятия

Кроме того, активное участие в обучении менеджеров по продажам принимают сотрудники нашей компании, занимающиеся закупками товара. Для них разработан типовой план проведения семинара (приложение 4). При проведении обучающих мероприятий используются презентации слайдов, новые каталоги производителей керамики или сантехники, образцы товаров, предоставленные представителями фабрик.

ПЛАН
проведения семинара по продукту (товару)

История возникновения производителя (фабрики).

Используемые при изготовлении продукции материалы.

Технология производства.

Ассортиментные группы.

Отличительные характеристики продуктов (товаров) в коллекциях.

Уникальные характеристики.

Наиболее интересные и значимые проекты представленных производителей (фабрик).

Работа с каталогом.

Максимальная продолжительность занятия: четыре часа.

Обучающие семинары по товару проводятся как для менеджеров розничных магазинов, так и для менеджеров департамента оптовых продаж.

2. Совершенствование навыков продаж.

Для этого направления обучения в компанию был принят внутренний бизнес-тренер. Для менеджеров розничных магазинов предусмотрены следующие тренинги:

«Секреты прирожденных продавцов».

«Ключ к результативным продажам».

«Вопросы — основной инструмент продавца».

«Мастер презентаций».

«Стандарты работы команды».

Для определения потребности в отработке тех или иных навыков бизнес-тренер компании проводит специальное анкетирование (приложение 5). Тренинговые группы формируются по результатам анализа полученной информации. В каждую группу бизнес-тренер приглашает сотрудников, имеющих разный уровень развития навыков продаж. Более опытные делятся с коллегами своими «секретами», помогают тренеру грамотно обосновать применение той или иной техники.

АНКЕТА
участника тренинга

Тренер контролирует качество формирования навыков непосредственно на рабочих местах менеджеров, используя метод наблюдения. Во время посттренинговых сессий он указывает на допущенные в работе ошибки, помогает найти решение сложных проблем, поддерживает и мотивирует менеджеров.

Особое внимание уделяется обучению менеджеров оптовых продаж:

специальные занятия по правилам заключения договоров для «новичков» проводят сотрудники юридического отдела;

наши бухгалтеры обучают менеджеров умению работать с первичной бухгалтерией, правильно оформлять счета на оплату, товаротранспортные накладные, налоговые накладные, доверенности.

Для совершенствования навыков продаж «оптовиков» эйчары разработали следующие тренинги:

• «Предупреждение возражений в больших продажах»;
• «Работа с возражениями в продажах»;
• «Лидерство и личная эффективность менеджера».
• Проведение внутренних тренингов в нашей компании помогает:
• повысить уровень мотивации менеджеров по продажам;
• «освежить» и пополнить теоретические знания сотрудников;
• выявить и обсудить типовые сложные ситуации, возникающие в процессе работы;
• обменяться опытом внедрения различных схем взаимодействия с постоянными клиентами.

Личное общение сотрудников двух департаментов продаж (керамической плитки и сантехнических изделий) во время тренинга приносит неоценимую пользу для компании — возникают новые идеи, находятся пути решения общих проблем.

Организация обучения сотрудников компании «своими силами» не только позволяет поддерживать «профессиональный тонус» обучаемых коллег, но и дает заряд бодрости для внутренних тренеров. По их отзывам, обучая других, они и сами развиваются: учатся смотреть на известные вопросы «глазами других сотрудников», применять приобретенные знания и опыт в новых ситуациях, пополняют багаж знаний, перенимают опыт работы своих товарищей. Кроме того, внутренние тренеры получают опыт работы в качестве преподавателей. Все это добавляет им уверенности в себе, помогает не останавливаться на достигнутом уровне профессионального развития.

Получение статуса внутреннего тренера в нашей компании — это признание высокого уровня квалификации, профессионализма и мастерства. Признание тем более ценное, что звание тренера не зависит от занимаемой человеком должности — руководитель или рядовой работник. Такое признание мотивирует наиболее опытных сотрудников активнее включаться в обучение других.

 

Елена Пивень, Елена Ламанова

19.11.2010

Источник: http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1275