Должностная инструкция по специальности «Начальник общего отдела»

assets/images/Должностная инструкция начальника общего отделаzip

Вы можете скачать должностную инструкцию начальника общего отдела бесплатно. Должностные обязанности начальника общего отдела

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОБЩЕГО ОТДЕЛА

-------------------------------------------------------------------

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника общего отдела _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Начальник общего отдела относится к категории руководителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника общего отдела должно иметь высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее ______ лет.

1.4. Назначение на должность начальника общего отдела и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия.

1.5. Если начальника общего отдела отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.6. Подчиняется начальник общего отдела непосредственно _________________.

1.7. Начальник общего отдела должен знать:

- основы организации производства, труда и управления, организации делопроизводства;

- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;

- производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;

- правила проведения проверок и документальных ревизий, порядок документооборота;

- приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;

- правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- методы организации и планирования информационной работы;

- порядок прохождения служебной информации;

- порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;

- вопросы трудового и административного законодательства;

- основы экономики труда и управления;

- порядок разработки трудовых договоров;

- правила и нормы охраны труда;

- порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);

- этику и навыки делового общения.

1.8. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:

- настоящей должностной инструкцией;

- уставом предприятия;

- законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;

- методическими материалами, относящимися к его функциям;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия.

II. Функции

На начальника общего отдела возлагаются следующие функции:

2.1. Участие в организации и контроле деятельности хозяйственных служб.

2.2. Контакт с работой бухгалтерии, кадровой и юридической служб.

2.3. Организация приема, регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции.

2.4. Руководство работой секретариата и машинописной службы предприятия.

2.5. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.

2.6. Организация методической работы по вопросам документооборота.

III. Должностные обязанности

Должностные обязанности начальника общего отдела следующие:

3.1. Контроль за работой секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядком отправления исходящей корреспонденции.

3.2. Проверка правильности оформления материалов, направляемых в судебные органы РФ, в соответствии с требованиями законодательства.

3.3. Организация работы по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.

3.4. Разработка контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.

3.5. Обеспечение совместно с бухгалтерской и юридической службами своевременного и правильного перечисления государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.

3.6. Руководство работой машинописного подразделения.

3.7. Периодическая организация обучения машинисток правилам печатания деловых писем.

3.8. Обеспечение внедрения стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

3.9. Контроль за правильностью оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.

3.10. Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.

3.11. Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.

3.12. Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.

3.13. Обеспечение чистоты и порядка в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.

3.14. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.

3.15. Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей, руководство работниками отдела.

3.16. Осуществление контроля за соответствующим оформлением помещений, за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.17. Контроль за соблюдением подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

IV. Права

Начальник общего отдела имеет право:

4.1. Обращаться к руководству:

- с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

- с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством РФ;

- с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.

4.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

 V. Ответственность

Начальник общего отдела несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.