Должностная инструкция по специальности «Секретарь руководителя»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно - правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
-------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим
профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)
или средним профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Секретарь обязан знать:
- распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;
- руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- организацию делопроизводства;
- архивное дело;
- машинопись;
- методы обработки и оформления документации;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
- основы эстетики и этики;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- законодательство о труде;
- нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты
и производственной санитарии;
- правила трудового распорядка на предприятии.
1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности
по приказу руководителя предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его
обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,
приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за
должное выполнение доверенных ему обязанностей.
1.6. Секретарь подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
2. Должностные обязанности
Секретарь руководителя обязан:
2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в
процессе работы или подготовки ответов.
2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.
2.5.Ведет делопроизводство.
2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.
2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.
2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.
2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,
передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.
2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.
211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.
2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.
2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.
2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.
2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.
2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.
2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.
3. Права
Секретарь руководителя вправе:
3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на
усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.
3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для
выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность
Секретарь руководителя ответственен:
4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей
деятельности в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках
4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных
гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.