Должностные инструкции

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-машинистки бесплатно. Должностные обязанности секретаря-машинистки

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ - МАШИНИСТКИ

-------------------------------------------------------------------

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Секретарь-машинистка в своей работе подчиняется _______________

(руководителю

________________________________________________________________________.

предприятия, руководителю структурного подразделения предприятия, иному

должностному лицу)

1.3. На должность секретаря-машинистки принимается лицо с высшим начальным профессиональным образованием или средним (полным) общим образованием и подготовкой по специальной программе (требований к стажу работы нет).

1.4. Секретарь-машинистка обязана знать:

- инструкции, положения и прочие нормативные

документы и руководящие материалы по ведению делопроизводства;

- машинопись;

- правила пунктуации и орфографии;

- руководящий состав и структуру предприятия, а также его подразделений;

- правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

- порядок расположения материала при печатании документов;

- правила эксплуатации диктофонов, пишущих машин, магнитофонов;

- основы организации труда на предприятиях;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- трудовое законодательство;

- правила трудового распорядка на предприятии.

1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:

- нормативной документацией по профилю работы;

- методическими материалами, которые касаются выполняемой работы;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка на предприятии;

- распоряжениями и приказами руководителя предприятия;

- данной должностной инструкцией.

1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, командировка, отпуск и пр.)

ее обязанности возлагаются на ее заместителя, назначаемого в установленном

порядке и несущего ответственность за своевременное и должное

исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функции

Секретарь-машинистка выполняет следующие функции:

2.3. Организация приема посетителей.

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию

работы руководителя предприятия и структурных подразделений.

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка обязана:

3.1. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или

Исполнителей.

3.2. Выполнять технические функции по обслуживанию и обеспечению

работы руководителя предприятия или его подразделений.

3.3.Вызывать работников по поручению руководителя предприятия.

3.4. Осуществлять работу по подготовке совещаний и заседаний,

которые проводятся руководителем, оповещение участников о времени, месте, проведения, вопросах повестки дня совещания (заседания), их

регистрация, сбор необходимых материалов, ведение и оформление протоколов.

3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

3.6. Принимать и передавать телефонограммы, организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения

и доводить до его сведения их содержание.

3.7. Создавать условия, которые способствуют эффективной работе руководителя.

3.8. Передавать и принимать информацию посредством приемно-переговорных

устройств (факс, телефон, телефакс и пр.).

3.9. Печатать по указанию руководителя необходимые материалы.

3.10. Принимать корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя, вести делопроизводство, осуществлять систематизацию поступающей корреспонденции в

Установленном порядке и передавать после ее

рассмотрения руководителем конкретным исполнителям или в подразделения

для использования в работе, либо подготовки ответа.

3.11. Обеспечивать оперативность рассмотрения предложений и просьб работников.

3.12. Держать под контролем сроки выполнения сотрудниками поручений

Руководителя.

3.13. Принимать документы для подписи руководителя.

3.14.Организовывать прием посетителей.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивать их сохранность и своевременно сдавать в архив.

3.16. Копировать документы на ксероксе.

3.17. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,

4. Права

Секретарь-машинистка имеет вправе:

4.1. Вносить на рассмотрение руководства свои предложения касающиеся усовершенствования работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены

данной инструкцией.

4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются ее деятельности.

4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

4.4. Получать от специалистов и руководителей структурных подразделений

документы и необходимую для выполнения своих

должностных обязанностей информацию.

5. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственна:

5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности

правонарушения в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

5.3. За нанесение материального ущерба в определенных

трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.