Выходное интервью как помощь в закрытии новой вакансии

Причины, заставляющие сотрудника покинуть компанию, могут быть совершенно разными – кто-то уперся в карьерный потолок, кто-то вынужден сменить место проживания, а кто-то регулярно конфликтует с руководством. Как бы то ни было, вычеркивать сотрудника по принципу «с глаз долой, из сердца вон» - неразумный подход для HR. 

Цели выходного интервью

Основная цель выходного интервью – получить честную оценку и обратную связь от сотрудников. Это отличный источник информации о многом – о настроениях в коллективе, об удовлетворенности сотрудников работой, о комфортности условий труда, об «узких» местах в бизнес-процессах и о многом другом. Рассмотрим эти моменты подробнее.

Выясняем настоящие причины увольнения сотрудника

Взяв за правило проведение exit-интервью с каждым увольняющимся специалистом, HR получит важную информацию о проблемах в работе службы персонала, процесса рекрутинга, систем мотивации и организации бизнес-процессов в компании. Также выходное интервью поможет узнать о конфликтах внутри коллектива (даже если это скрытые конфликты), что поможет HR провести работу над решением этих проблем.

Самые важные правила при получении обратной связи от увольняющегося работника – обеспечение конфиденциальности и разделение эмоций и конструктивных моментов.

Выявляем нарушения

Уходящий работник, уверенный в своем решении, более откровенен с рекрутером. Это может освободить его от моральной необходимости молчать, например, о нарушении некоторых правил корпоративной политики компании.

Однако если причиной увольнения является конфликт с коллегами или руководством, увольняющийся на эмоциях может быть необъективен и представить недостоверную информацию, так что полученные данные необходимо тщательно перепроверять.

Удерживаем сотрудника от ухода в состоянии аффекта

Иногда сотрудник в запале пишет заявление на увольнение, тогда как достаточно всего лишь поговорить и спокойно разрешить возникшую проблему. Правильные вопросы от HR помогут выдохнуть и трезво обдумать сложившуюся ситуацию. В некоторых случаях достаточно даже неравнодушного отношения и готовности выслушать, и тогда специалист вполне может отозвать заявление самостоятельно, без лишних уговоров.

Мы рекомендуем HR обращать особое внимание на такие ситуации, т.к. в условиях возрастающего дефицита кадров неразумно просто так расставаться с профессионалами по принципу «хочет уйти – пусть идет». Ведь в итоге именно рекрутеру придется снова запускать процесс поиска нужного специалиста с требуемым опытом, квалификацией, знаниями и навыками, а компании нести расходы на его поиск, тогда как удержать специалиста гораздо дешевле, чем искать нового.

Защищаем HR-бренд

Если причиной увольнения является конфликт с руководством, с кем-то из коллег, обида работника на какую-то, по его мнению, несправедливую ситуацию, на недооцененность, это может вылиться в распространение негативных отзывов о компании. Чтобы предотвратить это, на выходе у сотрудника должна быть возможность дать искреннюю обратную связь в корректной форме.

Даже если HR не удалось конструктивно пообщаться с уходящим работником, сгладить возможные углы и снизить градус напряжения, у компании будет время и возможность подготовиться к возможным негативным информационным последствиям, подключив PR-службу компании.

Сохраняем мосты целыми

Одним из признаков сильного целостного HR-бренда является сохранение и поддержание хороших отношений с бывшими сотрудниками. Ситуации в бизнесе бывают непредсказуемыми, и может случиться так, что вам будет проще сделать оффер бывшему сотруднику, уже хорошо знакомому со спецификой работы компании, чем нанимать новичка с рынка. Кроме того, бывший работник может порекомендовать вашу компанию кому-то из новых коллег, задумавшихся об увольнении, а актуальному работодателю – кого-то из своих прежних коллег.

Правила выходного интервью

Кто организует выходное интервью

Всегда ли это должен быть HR-менеджер? Выходное интервью не должно походить на экзамен для увольняющегося работника, оно призвано подвести итоги и получить информацию, а не вызвать критику и споры. Провести беседу в нейтральном стиле может только тот, кто не соприкасался с сотрудником во время работы напрямую, тот, у кого отсутствует субъективное отношение к сотруднику.

Именно по этой причине лучше не проводить беседу между уходящим сотрудником и его непосредственным руководителем – последний может быть необъективен, тогда как работник может увольняться именно по причине конфликта с начальником. Да и принцип конфиденциальности тут вряд ли удастся соблюсти, равно как и получить необходимую информацию.

Формат обратной связи

В какой форме получать обратную связь от уходящего работника – устно или письменно? Идеального способа нет, но будьте готовы к тому, что устное exit-интервью требует времени и подготовки HR, кроме того, его сложнее анализировать и систематизировать полученные данные.

Некоторые сотрудники не поддерживают заполнение письменных анкет, их право – вовсе отказаться от прощального интервью, т.к. вы не можете принудить к этому сотрудника. С другой стороны, неформальная беседа «не для протокола», без обязательных формулировок, без четкой структуры как раз может дать HR ценную информацию о том, что же сотрудник так ценил в компании, что хотел бы улучшить в ней и при каких условиях готов рассмотреть контроффер. Чаще всего такой формат воспринимается сотрудниками без негатива, т.к. они чувствуют, что их услышали и будут рады когда-нибудь снова увидеть в своей команде.

Содержание опросников

Важно не перегружать опросник и выделить самое важное, иначе у сотрудника не хватит терпения заполнить анкету до конца. В опроснике вы можете предложить возможные варианты ответов, но также оставить поле для ответа в свободной форме.

Анкета должна содержать как формальные вопросы, к примеру, о периодах работы, так и вполне конкретные - о том, как проходили собеседования, оправдались ли их ожидания от работы в компании, что им нравится в компании и что они предложили бы улучшить и т.п. Желательно не выходить за рамки одного листа, не перегружать анкету, не делать ее громоздкой, иначе вы рискуете не получить обратную связь.

Анализ данных выходного интервью

Если вы просто собрали информацию от увольняющегося работника, и она лежит у вас мертвым грузом – это бесполезная информация. Ее необходимо анализировать и принимать меры

Учитывая высокую загруженность HR, анализ обратной связи от увольняющихся сотрудников, конечно, имеет более низкий приоритет перед другими задачами. Однако, если осуществлять такой анализ регулярно, то можно выявить общие проблемы, о которых упоминает большинство уходящих работников.

Принятое сотрудником решение об уходе - это повод искать замену. Чем более редкой и узкой квалификацией обладает специалист, тем дольше и труднее будет идти подбор, часто гораздо дольше, чем положенные стандартные 2 недели по законодательству.

По результатам выходного интервью вы сформируете более реалистичный портрет искомого кандидата, который будет соответствовать требованиям и условиям конкретно вашей компании. Также вы сможете внести коррективы для того, чтобы и вакансия стала более интересной для кандидатов, в частности, предложить им привлекательные условия труда, ориентируясь на рыночный уровень зарплат.