Мастерство отказа, Или как правильно сказать «Нет»

Ежедневно работники HR-службы просматривают большое количество резюме, присланных соискателями на каждую открытую в успешной компании вакансию. Такова специфика работы. И эта работа становится совсем уж непосильной ношей, если один-единственный специалист вынужден выполнять функции полноценного штата HR-службы. Корректно и вовремя ответить по каждому резюме такому сотруднику будет как минимум затруднительно. Примем во внимание и тот факт, что отвечать нужно не только потенциальным кандидатам на вакантное место, но и соискателям, которые по тем или иным причинам компании не подошли.

Элементарный политес

Опытный кадровик знает, что классные специалисты встречаются не каждый день, а вот «проходные варианты» - постоянно. Письма с резюме кандидатов, которые откровенно не подходят для закрытия вакансии, составляют абсолютное большинство присылаемых резюме. Причины несоответствия могут быть самыми разными: это и отсутствие необходимых профессиональных навыков, и специфика образование, и недостаток опыта – эти «пробелы» трудовой биографии сложно скорректировать одним желанием работать. Резюме, присланное явно не по адресу, вызывает головную боль: отделять зерна от плевел кадровику приходится ежедневно.

Уже после того, как основные кандидаты на участие в собеседовании отобраны, перед работником HR-службы стоит ещё одна, немаловажная задача: обеспечить обратную связь тем соискателям, которые не подошли компании. Профессиональный эйчар никогда не скажет, что у него нет времени на то, чтобы возиться с каждым кандидатом. Хотя бы потому, что отвечать на присланные письма – это требование этикета деловой переписки и элементарной вежливости. Подобные нюансы и создают деловую репутацию в сферах, где человеческий фактор играет решающую роль.

Разноречивый подход

Существует ряд отличающихся друг от друга экспертных мнений относительно того, нужно ли отвечать на письма кандидатов, не прошедших отбор.

Ведущий специалист отдела промышленного строительства кадрового агентства Владимир Серебряков считает, что каждый кадровик сам решает, стоит ли тратить время на переписку со «сбитыми летчиками». «Эйчар должен ориентироваться по ситуации: можно сразу же уведомлять о том, что резюме не соответствует предлагаемой позиции, либо не делать этого – в зависимости от общего числа соискателей. В моей практике нередки случаи, когда одна вакансия «собирает» больше сотни резюме от потенциальных кандидатов. Присланное наугад резюме не попадает в обойму – отвечать на него не стоит. А если высококлассный специалист претендует на должность, требующую минимального набора навыков и умений – не посчитайте за труд объяснить ему, в чем его ошибка», - комментирует эксперт.

Гендиректор кадрового агентства Алина Фроляк уверена, что непосредственное общение с соискателями – производственная необходимость для кадровика как «лица» компании. «Корректное общение с кандидатами – это залог успешности эйчара как специалиста, представляющего работодателя. По общению с ним соискатели могут делать далекоидущие выводы о корпоративной культуре компании, а приятное и максимально вежливое общение с рекрутером всегда подогревает интерес к вакансии, даже если первоначально она не казалась слишком заманчивым предложением».

Высшее искусство комплиментарного отказа

«Нет» - это не диагноз, а ближайший прогноз, шутят философы. Отказывать тоже нужно уметь. Простое «нет» говорить (и слышать) как минимум неприятно. Поэтому корректно и необидно отказать – это подлинное искусство, которым важно в полной мере овладеть. Деловая переписка предполагает достаточно четкие рекомендации относительно «отказных» писем. Правильно составленное письмо с отказом позволит рекрутеру сохранить лояльность соискателя, а компании – оставить за собой позитивный имидж в глазах потенциальных и реальных сотрудников.

«Деликатно и аргументировано – только так и никак иначе кадровик или любой сотрудник HR-службы должен общаться с любым соискателем. Тем более если речь идет о том, когда кадровик вынужден объяснить причины, по которым соискатель не может занять ту или иную должность в компании», - поясняет Владимир Серебряков.

«Главное – не обидеть человека. Дайте ему понять, что он – хороший специалист, подтвердите это фактами из его собственного резюме. Комплиментарный ответ, полученный от кадровика, всегда приятен, даже если это – отказ. Если вам удобно пользоваться автоматической рассылкой, позаботьтесь о том, чтобы текст «общего» письма был как можно более «очеловеченным». Для адресата это – главный признак того, кто его резюме действительно рассматривалось, и для отказа существует реальная и объективная причина», - говорит Алина Фроляк.

В письме для кандидата-«отказника» в обязательном порядке должны быть изложены аргументы, послужившие причиной отказа. Лучше всего составить его по такой схеме:

В первых же строках задается контекст (Здравствуйте! Ваше резюме было внимательно рассмотрено...)

Далее выражается вежливое сожаление и достаточно конкретно обосновывается отказ (Сожалею, но мы вынуждены отказать Вам в приеме на эту должность, потому что...)

Закончить подобное письмо следует надеждой на возможность сотрудничества в будущем (Ваша кандидатура будет рассматриваться, если обстоятельства изменятся...)

Если причиной отказа стала слишком высокая квалификация соискателя, этот факт стоит отметить особо. Прекрасный вариант – если у вашей компании есть место именно для этого специалиста в качестве разумной альтернативы. В противном случае, стоит, опять же, выразить надежду на возможность сотрудничества: «Мы свяжемся с Вами, если откроется вакансия на должность, где Ваши профессиональные навыки и знания будут востребованы в полном объеме».

«Деловой этикет и его соблюдение в обратной связи с соискателями невероятно важно и для самого эйчара, и для имиджа компании. Мы всегда обещаем «иметь в виду» перспективных специалистов, единожды постучавших в двери нашей HR-службы. Это отличный кадровый резерв для рекрутеров и неплохая моральная поддержка для соискателей, которым не повезло трудоустроиться на этот раз», - говорит глава HR-службы Анна Репнина.

NB! Деловое письмо: азы корректности

Как уже говорилось выше, даже если у вас нет возможности отвечать каждому соискателю лично, в ваших собственных интересах позаботиться о том, чтобы общий шаблон был не только корректным, но и составленным с учетом всех правил деловой переписки.

1. Личное обращение. Обращение к человеку по-имени позволяет вызвать доверие и благожелательный настрой по-отношению к собеседнику. В случае если письмо содержит отказ, важно показать свою лояльность и внимание к адресату.

2. Лаконизм. Избегайте длиннот, свойственных эпистолярному жанру вообще и личной переписке – в частности. Письмо в обязательном порядке должно содержать главное – суть вопроса. Все дополнительные аргументы и разъяснения уместнее оформить в качестве вложенного файла.

3. Безупречная грамотность. Естественно, в деловом письме недопустимы грамматические, стилистические и пунктуационные ошибки. Если вы не уверены в том, что в полной мере владеете синтаксисом, то стоит избегать сложных распространенных предложений, выражая мысли короткими и простыми конструкциями.

4. Тема. Обязательно заполняйте графу: «Тема письма». Указав цель вашего письма, вы заранее подготовите адресата к его содержанию.

Вы можете тратить или не тратить свое драгоценное время на письма соискателям, не прошедшим отбор. Но, в любом случае, помните о том, что ваша вежливость – это отражение вашей культуры. И даже более.

 

28.03.2011

Источник - www.recruiting.net.ua