Должностная инструкция по специальности «Администратор офиса»

assets/images/Должностная инструкция администратора офисаzip

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно. Должностные обязанности администратора офиса

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА

-------------------------------------------------------------------

(наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

     1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права  и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»).                  

                       Название учреждения

     1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с  профессиональным образованием (высшим; средним),  опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).

     1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее  по приказу руководителя организации.

     1.4.Администратор офиса находится в подчинении у __________________________________.

     1.5.В период временного  отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

     1.6.Администратор офиса должен знать:

     -этику взаимоотношений в рабочей группе;

     -стандарты делопроизводства;

     -расположение офисных помещений;

     -принципы планировки и оформления помещений офиса;

     -правила и методы организации работы офиса;

     -сферу деятельности работников офиса;

     -принципы организации снабжения офиса;

     -основы эстетики, этики и социальной психологии;

     -правила внутреннего трудового распорядка;

     -основы трудового законодательства;

     -требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

     -техническое оснащение офиса;

     -правила пользования оргтехникой;

     -принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

     -правила и нормы охраны труда;

     -правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.

2. Должностные обязанности

     Администратор  офиса обязан:

     2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

     2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).

     2.3.Обеспечивать  офис канцтоварами и расходными материалами.

     2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

     2.5.Контролировать правильность  эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и  канцтоваров в офисе.

     2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

     2.7.Обеспечивать должное  содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.

     2.8.Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

     2.9.Контролировать оформление помещений.

     2.10.Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

     2.11.Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.

     2.12.Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

     2.13.Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.

     2.14.Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

     2.15.Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и  прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

     2.16.Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.

     2.17.Вести учет посетителей.

     2.18.Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3. Права

     Администратор офиса обязан:

     3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

     3.2.Визировать и подписывать документы только  в рамках своей компетенции.

     3.3.Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделяемыми для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

     3.4.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия свои предложения, направленные на улучшение работы офиса и предприятия в целом.

     3.5.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

     Администратор офиса ответственен за:

     4.1.Недолжное  выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

     4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.3.Причинение материального вреда предприятию в  установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.