Личная эффективность рекрутера и планирование рабочего дня

Вредные привычки, которые приводят к дефициту времени

Отсутствие четкого плана. Это не только результат образа жизни самого человека, но и, возможно, общего стиля жизни его окружения. Мы живем во время информационных перегрузок, динамики и необходимости постоянного роста, хватаемся за все и сразу.

Постоянная спешка. Когда мы начинаем спешить, чтобы успеть все сделать в установленный срок, логично предположить, что мы не можем сконцентрироваться на чем-то одном и качественно выполнять поставленные задачи. При этом время, отведенное на отдых, расходуется на работу, мы не успеваем отдыхать, что снова сказывается на нашей работоспособности на следующий день. Такой ритм жизни в конечном итоге ведет к хронической усталости, которая снижает нашу работоспособность, объемы работы увеличиваются, а наше здоровье только ухудшается, и уровень мотивации падает.

Прокрастинация. Когда вы теряете интерес к вашей работе, вы начинаете растягивать дела, прокрастинировать, вместо выполнения важных задач тратить время на пустяки. Это приводит к тому, что у вас накапливается множество дел, которые необходимо сделать, времени не хватает, и вы начинаете спешить.

Принципы эффективного планирования

Избавляйтесь от пожирателей времени, отвлекающих от основной работы и других запланированных дел

Колоссальное количество часов уходит у рекрутера на занятия, не имеющие никакой ценности. 

• Не отвлекайтесь на игры в телефоне, соцсети, мессенджеры, не блуждайте в интернете просто так. Вместо этого отключите звук в телефоне, переверните экран вниз.
• Не затягивайте разговоры, ограничивайте «воду». Вместо этого говорите кратко и конкретно.
• Не болтайте по телефону с кем бы то ни было по пустякам, не отвлекайтесь на разговоры в офисе. Вместо этого дайте другим понять, что вас нельзя отвлекать.
• Не откладывайте дела на потом, контролируйте завершение начатого дело до конца.
• Не стремитесь к перфекционизму в простых делах. Вместо этого определите критерии идеального и достаточного результата дела.
• Не ходите по офису без дела, заглядывая и отвлекая своих коллег. Вместо этого научитесь говорить «нет» заглядывающим коллегам, а главное, самому себе в удовольствии потратить время неэффективно.
• Не торопитесь в делах, чтобы не было ошибок по невнимательности, которые также придется переделывать и это привет к лишней трате времени. Вместо этого определите корректное время на выполнение конкретного дела.

 Планируйте свой день блоками однотипных задач

Погружение в задачу тоже занимает определенное время, поэтому, когда внимание то и дело выдергивается из задачи, на нее уходит гораздо больше времени. Планируйте свой день блоками однотипных задач или последовательно связанных для одного и того же процесса, чтобы внимание уделить им максимальное внимание.

Таким образом, гораздо выгоднее в одном отрезке дня спланировать несколько интервью подряд, в другом заняться плотным поиском кандидатов, уделив 2 часа звонкам, отдельным блоком строить работу с документами, чем заниматься всеми этими делами вперемешку.

Формулируйте задачи для выполнения достижений

Если долгое время оставаться в процессе деятельности, то можно застрять в большом количестве незавершенных дел. Чтобы научиться ставить себе задачи правильно, важно помнить, что продвигает задачу к результату:

• Ставьте задачу с фиксированным конечным сроком ее выполнения
• Намечайте результат задачи в ближайшем обозримом будущем (день – два)
• Опишите результат задачи как оцениваемый и измеримый
• Фиксируйте поставленные задачи, а не просто формулируйте их, чтобы к ним можно было вернуться и проконтролировать выполнение.

Умейте определять запускающие задачи и ставьте их в приоритеты

Проект подбора состоит из нескольких последовательных этапов: 

• Каждый рекрутер одновременно ведет несколько проектов подбора, которые находятся на разных этапах. При этом важно не забывать продвигать каждый из проектов соответствующими «запускающими» действиями.
• Запускающие задачи зависят только от рекрутера. Они задают дальнейший порядок хода проекта, сильно влияют на сроки проекта, так как, в свою очередь, «запускают» работу партнеров или коллег.
• Некоторое время после запуска этого действия следующий этап мало зависит от действий рекрутера, поэтому после старта запускающих действий можно смело переключаться на другие проекты.
• Запускающие задачи задают дальнейший порядок и обеспечивают планомерное продвижение проектов.

Ниже представлен план проекта подбора, которого придерживаются консультанты КАУС. Аналогом Заказчика у штатных HR будет являться нанимающий менеджер или другое лицо, принимающее решение.

ВАЖНО! Перечисленные действия настолько важны в работе рекрутера, что по ним даже не формулируется плановый срок. Они должны быть сделаны сразу, как это только возможно. Они не могут быть не сделаны в течение текущего дня, вплоть до необходимости задержаться для завершения этих задач.

Запустите эти действия - дальше этап будет зависеть не только от вас.

Матрица Эйзенхауэра и группы задач

Матрица Эйзенхауэра - один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используют консультанты КАУС в повседневной работе. Ее смысл – в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Согласно матрице, все дела в течение рабочего дня сортируются на 4 группы в соответствии с приоритетом.

А. Безотлагательные, важные и срочные дела, критически значимые для основных бизнес-процессов - жизненно важные

Те дела, которые нужно сделать в первую очередь, имеют больший вес на конечный результат проекта подбора, имеют установленные и при этом подходящие к концу сроки выполнения, или уже «горят» и требуют безотлагательного вмешательства. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь.

Например:

• Отправка первичного пакета документов (запускающее)
• Публикация вакансии (запускающее)
• Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
• Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
• Согласование выхода (запускающее)
• Подготовить счет и акт и доставить клиенту (запускающее)

В. Важные/менее срочные дела

Самые полезные задачи, нацеленные на долгосрочную перспективу, они максимально приближают вас к цели. При этом дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием, мы о них говорим "это еще терпит". Выполняются в предварительно установленные сроки.

Например:

• Анализ рынка труда
• Написание имиджевых статей
• Подготовка отчетности
• Мероприятия по обучению и развитию
• Проведение телефонных и очных интервью

С. Срочные/менее важные дела

Часто мы путаем их с делами из первой группы, путаем важность со срочностью – при этом срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят в наш рабочий ритм суматоху и напряжение.

Например:

• Дополнительные звонки клиенту по уточнению критериев подбора

D. Менее срочные/менее важные задачи

Мелкие рутинные дела, которые также нужно сделать, но они большого влияния на результат не имеют:

Например:

• Изменить в подписи электронного письма информацию об опыте агентства
• Очистить почту от спама

 
Бонус читателям нашего блога – образец плана рабочего дня консультанта КАУС

ПРИМЕР РАСПОРЯДКА РАБОЧЕГО ДНЯ РЕКРУТЕРА

Мы надеемся, что наша статья оказалась для вас полезной и поможет эффективно планировать распорядок своего рабочего дня. Подписывайтесь на наш блог, чтобы не пропустить другие интересные материалы. Если вам требуется услуга подбора сотрудников, подробная информация находится здесь.