Кадровое агентство
уникальных специалистов
Мы работаем!

Личная эффективность рекрутера и планирование рабочего дня

Вы наверняка не раз мечтали о том, чтобы добавить в сутки еще несколько часов. Нехватка времени снижает личную эффективность, ведет к эмоциональному напряжению и быстрой утомляемости. Увеличить нагрузку – не вариант: основная проблема нехватки времени кроется прежде всего в нашей неорганизованности. Эксперты Кадрового Агентства Уникальных Специалистов делятся личным опытом и секретами увеличения эффективности.

Личная эффективность рекрутера и планирование рабочего дня

Вредные привычки, которые приводят к дефициту времени

Отсутствие четкого плана. Это не только результат образа жизни самого человека, но и, возможно, общего стиля жизни его окружения. Мы живем во время информационных перегрузок, динамики и необходимости постоянного роста, хватаемся за все и сразу.

Постоянная спешка. Когда мы начинаем спешить, чтобы успеть все сделать в установленный срок, логично предположить, что мы не можем сконцентрироваться на чем-то одном и качественно выполнять поставленные задачи. При этом время, отведенное на отдых, расходуется на работу, мы не успеваем отдыхать, что снова сказывается на нашей работоспособности на следующий день. Такой ритм жизни в конечном итоге ведет к хронической усталости, которая снижает нашу работоспособность, объемы работы увеличиваются, а наше здоровье только ухудшается, и уровень мотивации падает.

Прокрастинация. Когда вы теряете интерес к вашей работе, вы начинаете растягивать дела, прокрастинировать, вместо выполнения важных задач тратить время на пустяки. Это приводит к тому, что у вас накапливается множество дел, которые необходимо сделать, времени не хватает, и вы начинаете спешить.

Принципы эффективного планирования

Избавляйтесь от пожирателей времени, отвлекающих от основной работы и других запланированных дел

Колоссальное количество часов уходит у рекрутера на занятия, не имеющие никакой ценности. 

  • Не отвлекайтесь на игры в телефоне, соцсети, мессенджеры, не блуждайте в интернете просто так. Вместо этого отключите звук в телефоне, переверните экран вниз.
  • Не затягивайте разговоры, ограничивайте «воду». Вместо этого говорите кратко и конкретно.
  • Не болтайте по телефону с кем бы то ни было по пустякам, не отвлекайтесь на разговоры в офисе. Вместо этого дайте другим понять, что вас нельзя отвлекать.
  • Не откладывайте дела на потом, контролируйте завершение начатого дело до конца.
  • Не стремитесь к перфекционизму в простых делах. Вместо этого определите критерии идеального и достаточного результата дела.
  • Не ходите по офису без дела, заглядывая и отвлекая своих коллег. Вместо этого научитесь говорить «нет» заглядывающим коллегам, а главное, самому себе в удовольствии потратить время неэффективно.
  • Не торопитесь в делах, чтобы не было ошибок по невнимательности, которые также придется переделывать и это привет к лишней трате времени. Вместо этого определите корректное время на выполнение конкретного дела.

 Планируйте свой день блоками однотипных задач

Погружение в задачу тоже занимает определенное время, поэтому, когда внимание то и дело выдергивается из задачи, на нее уходит гораздо больше времени. Планируйте свой день блоками однотипных задач или последовательно связанных для одного и того же процесса, чтобы внимание уделить им максимальное внимание.

Таким образом, гораздо выгоднее в одном отрезке дня спланировать несколько интервью подряд, в другом заняться плотным поиском кандидатов, уделив 2 часа звонкам, отдельным блоком строить работу с документами, чем заниматься всеми этими делами вперемешку.

Формулируйте задачи для выполнения достижений

Если долгое время оставаться в процессе деятельности, то можно застрять в большом количестве незавершенных дел. Чтобы научиться ставить себе задачи правильно, важно помнить, что продвигает задачу к результату:

  • Ставьте задачу с фиксированным конечным сроком ее выполнения
  • Намечайте результат задачи в ближайшем обозримом будущем (день – два)
  • Опишите результат задачи как оцениваемый и измеримый
  • Фиксируйте поставленные задачи, а не просто формулируйте их, чтобы к ним можно было вернуться и проконтролировать выполнение.

ТАКАЯ ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАЧ ДАЕТ РИСК ЗАСТРЯТЬ В ПРОЦЕССЕ И НЕ ПРИЙТИ К НУЖНОМУ РЕЗУЛЬТАТУ

 

ФОРМУЛИРОВКИ ЗАДАЧ, ОРИЕНТИРОВАННЫХ НА РЕЗУЛЬТАТ И ПОЗВОЛЯЮЩИХ КОНТРОЛИРОВАТЬ ДОСТИЖЕНИЕ ЖЕЛАЕМОГО РЕЗУЛЬТАТА ЗА ОТВЕДЕННОЕ ВРЕМЯ

Активный поиск резюме на позицию стоматолога хирурга-имплантолога 

В течение 45-60 минут найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства.

Просмотреть отклики на размещенную вакансию стоматолога хирурга-имплантолога

Проконтролировать полученные отклики от соискателей на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным - 5-10 минут.

Обзвонить кандидатов на позицию стоматолога хирурга-имплантолога

В течение 20-30 минут назначить как минимум треть из запланированных 8 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

Умейте определять запускающие задачи и ставьте их в приоритеты

Проект подбора состоит из нескольких последовательных этапов: 

  • Каждый рекрутер одновременно ведет несколько проектов подбора, которые находятся на разных этапах. При этом важно не забывать продвигать каждый из проектов соответствующими «запускающими» действиями.
  • Запускающие задачи зависят только от рекрутера. Они задают дальнейший порядок хода проекта, сильно влияют на сроки проекта, так как, в свою очередь, «запускают» работу партнеров или коллег.
  • Некоторое время после запуска этого действия следующий этап мало зависит от действий рекрутера, поэтому после старта запускающих действий можно смело переключаться на другие проекты.
  • Запускающие задачи задают дальнейший порядок и обеспечивают планомерное продвижение проектов.

Закажите подбор персонала прямо сейчас
Экономим ваше время. Находим редких специалистов. Покажем первых кандидатов в оптимальные сроки.
Заказать подбор

Ниже представлен план проекта подбора, которого придерживаются консультанты КАУС. Аналогом Заказчика у штатных HR будет являться нанимающий менеджер или другое лицо, принимающее решение.

ЭТАП

СОДЕРЖАНИЕ

Старт проекта

  1. Прием первичного обращения
  2. Отправка первичного пакета документов (запускающее)
  3. Согласование договора и приложения - заявки на подбор персонала

Организация потока соискателей

  1. Публикация вакансии (запускающее)
  2. Активный поиск резюме
  3. Работа с откликами соискателей
  4. Вызов кандидатов на собеседование в агентство

Оценка

  1. Собеседование и оценка навыков и личностных качеств
  2. Принятое решение по кандидату о показе Заказчику
  3. Занесение информации по кандидату в базу данных

Организация интервью у Заказчика

  1. Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
  2. Переговоры с Заказчиком, презентация резюме
  3. Доведение до встречи кандидата

Получение обратной связи по кандидату

  1. Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
  2. Пробное закрытие вакансии

Закрытие вакансии и оплата услуг

  1. Согласование выхода (запускающее)
  2. Подготовка счета и акта и доведение до клиента (запускающее)
  3. Оплата услуг

ВАЖНО! Перечисленные действия настолько важны в работе рекрутера, что по ним даже не формулируется плановый срок. Они должны быть сделаны сразу, как это только возможно. Они не могут быть не сделаны в течение текущего дня, вплоть до необходимости задержаться для завершения этих задач.

Запустите эти действия - дальше этап будет зависеть не только от вас.

Матрица Эйзенхауэра и группы задач

Матрица Эйзенхауэра - один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используют консультанты КАУС в повседневной работе. Ее смысл – в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Согласно матрице, все дела в течение рабочего дня сортируются на 4 группы в соответствии с приоритетом.

А. Безотлагательные, важные и срочные дела, критически значимые для основных бизнес-процессов - жизненно важные

Те дела, которые нужно сделать в первую очередь, имеют больший вес на конечный результат проекта подбора, имеют установленные и при этом подходящие к концу сроки выполнения, или уже «горят» и требуют безотлагательного вмешательства. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь.

Например:

  • Отправка первичного пакета документов (запускающее)
  • Публикация вакансии (запускающее)
  • Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
  • Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
  • Согласование выхода (запускающее)
  • Подготовить счет и акт и доставить клиенту (запускающее)

В. Важные/менее срочные дела

Самые полезные задачи, нацеленные на долгосрочную перспективу, они максимально приближают вас к цели. При этом дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием, мы о них говорим "это еще терпит". Выполняются в предварительно установленные сроки.

Например:

  • Анализ рынка труда
  • Написание имиджевых статей
  • Подготовка отчетности
  • Мероприятия по обучению и развитию
  • Проведение телефонных и очных интервью

С. Срочные/менее важные дела

Часто мы путаем их с делами из первой группы, путаем важность со срочностью – при этом срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят в наш рабочий ритм суматоху и напряжение.

Например:

  • Дополнительные звонки клиенту по уточнению критериев подбора

D. Менее срочные/менее важные задачи

Мелкие рутинные дела, которые также нужно сделать, но они большого влияния на результат не имеют:

Например:

  • Изменить в подписи электронного письма информацию об опыте агентства
  • Очистить почту от спама

 

 
Бонус читателям нашего блога – образец плана рабочего дня консультанта КАУС

ПРИМЕР РАСПОРЯДКА РАБОЧЕГО ДНЯ РЕКРУТЕРА

Задачи

План дня

Составить и разместить продающую публикацию вакансии, которая только что поступила в работу, на работных сайтах и профессиональных сообществах

9.00 - 9.30

Направить резюме и комментарий Заказчику по 2 успешным кандидатам на вакансию, по которой уже ведется активная работа

9.30 - 9.45

Позвонить кандидатам для получения окончательного решения и окончательного согласования предложения по трудоустройству по вакансии, которая движется к закрытию

9.45 - 10.00

Позвонить в компанию Заказчика и согласовать ближайшие даты и время собеседований с каждым успешным кандидатом

10.00 - 10.15

Позвонить в компанию Заказчика и утвердить одного из ранее представленных кандидатов, согласовать дату выхода на работу

10.15 - 10.30

Перерыв

10.45-11.00

Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую разместили утром, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным

11.00 - 11.30

Найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию, которую разместили утром, для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства

11.30 - 12.30

Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую разместили утром, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

12.30 – 13.00

Обед

13.00 -14.00

Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую разместили утром, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным

14.00 - 14.10

Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую разместили утром, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

14.10 - 14.40

Перерыв

14.40 - 14.50

Подготовиться и провести 3 собеседования по вакансии/вакансиям, которые находятся в активной работе

14.50 - 17.30

Позвонить утвержденному кандидату в день выхода, убедиться в готовности продолжать работать

17.30 – 17.35

Позвонить в компанию, получить обратную связь по первому рабочему дню вышедшего кандидата, согласовать дату и время приезда нашего курьера для подписания акта приемки. Контроль времени подписания документов.

17.35 – 17.40

Подписать у руководителя и передать секретарю для отправки курьеров счет и акт выполненных услуг по проекту.

17.40 – 18.00


Мы надеемся, что наша статья оказалась для вас полезной и поможет эффективно планировать распорядок своего рабочего дня. Подписывайтесь на наш блог, чтобы не пропустить другие интересные материалы. Если вам требуется услуга подбора сотрудников, подробная информация находится здесь.

Поиск и оценка кадров: оперативно, точно, профессионально
Подробнее

Интересные статьи по теме
Сократите затраты
на подбор персонала