Кадровое агентство
уникальных специалистов
Мы работаем!

Личная эффективность рекрутера и планирование рабочего дня

Вы наверняка не раз мечтали о том, чтобы добавить в сутки еще несколько часов. Нехватка времени снижает личную эффективность, ведет к эмоциональному напряжению и быстрой утомляемости. Увеличить нагрузку – не вариант: основная проблема нехватки времени кроется прежде всего в нашей неорганизованности. Эксперты Кадрового Агентства Уникальных Специалистов делятся личным опытом и секретами увеличения эффективности.

 

Вредные привычки, которые приводят к дефициту времени

Отсутствие четкого плана. Это не только результат образа жизни самого человека, но и, возможно, общего стиля жизни его окружения. Мы живем во время информационных перегрузок, динамики и необходимости постоянного роста, хватаемся за все и сразу.

Постоянная спешка. Когда мы начинаем спешить, чтобы успеть все сделать в установленный срок, логично предположить, что мы не можем сконцентрироваться на чем-то одном и качественно выполнять поставленные задачи. При этом время, отведенное на отдых, расходуется на работу, мы не успеваем отдыхать, что снова сказывается на нашей работоспособности на следующий день. Такой ритм жизни в конечном итоге ведет к хронической усталости, которая снижает нашу работоспособность, объемы работы увеличиваются, а наше здоровье только ухудшается, и уровень мотивации падает.

Прокрастинация. Когда вы теряете интерес к вашей работе, вы начинаете растягивать дела, прокрастинировать, вместо выполнения важных задач тратить время на пустяки. Это приводит к тому, что у вас накапливается множество дел, которые необходимо сделать, времени не хватает, и вы начинаете спешить.

 

Принципы эффективного планирования

Избавляйтесь от пожирателей времени, отвлекающих от основной работы и других запланированных дел

Колоссальное количество часов уходит у рекрутера на занятия, не имеющие никакой ценности. 

  • Не отвлекайтесь на игры в телефоне, соцсети, мессенджеры, не блуждайте в интернете просто так. Вместо этого отключите звук в телефоне, переверните экран вниз.
  • Не затягивайте разговоры, ограничивайте «воду». Вместо этого говорите кратко и конкретно.
  • Не болтайте по телефону с кем бы то ни было по пустякам, не отвлекайтесь на разговоры в офисе. Вместо этого дайте другим понять, что вас нельзя отвлекать.
  • Не откладывайте дела на потом, контролируйте завершение начатого дело до конца.
  • Не стремитесь к перфекционизму в простых делах. Вместо этого определите критерии идеального и достаточного результата дела.
  • Не ходите по офису без дела, заглядывая и отвлекая своих коллег. Вместо этого научитесь говорить «нет» заглядывающим коллегам, а главное, самому себе в удовольствии потратить время неэффективно.
  • Не торопитесь в делах, чтобы не было ошибок по невнимательности, которые также придется переделывать и это привет к лишней трате времени. Вместо этого определите корректное время на выполнение конкретного дела.

 

Планируйте свой день блоками однотипных задач

Погружение в задачу тоже занимает определенное время, поэтому, когда внимание то и дело выдергивается из задачи, на нее уходит гораздо больше времени. Планируйте свой день блоками однотипных задач или последовательно связанных для одного и того же процесса, чтобы внимание уделить им максимальное внимание.

Таким образом, гораздо выгоднее в одном отрезке дня спланировать несколько интервью подряд, в другом заняться плотным поиском кандидатов, уделив 2 часа звонкам, отдельным блоком строить работу с документами, чем заниматься всеми этими делами вперемешку.

 

Формулируйте задачи для выполнения достижений

Если долгое время оставаться в процессе деятельности, то можно застрять в большом количестве незавершенных дел. Чтобы научиться ставить себе задачи правильно, важно помнить, что продвигает задачу к результату:

  • Ставьте задачу с фиксированным конечным сроком ее выполнения
  • Намечайте результат задачи в ближайшем обозримом будущем (день – два)
  • Опишите результат задачи как оцениваемый и измеримый
  • Фиксируйте поставленные задачи, а не просто формулируйте их, чтобы к ним можно было вернуться и проконтролировать выполнение.

 

ТАКАЯ ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАЧ ДАЕТ РИСК ЗАСТРЯТЬ В ПРОЦЕССЕ И НЕ ПРИЙТИ К НУЖНОМУ РЕЗУЛЬТАТУ

 

ФОРМУЛИРОВКИ ЗАДАЧ, ОРИЕНТИРОВАННЫХ НА РЕЗУЛЬТАТ И ПОЗВОЛЯЮЩИХ КОНТРОЛИРОВАТЬ ДОСТИЖЕНИЕ ЖЕЛАЕМОГО РЕЗУЛЬТАТА ЗА ОТВЕДЕННОЕ ВРЕМЯ

Активный поиск резюме на позицию стоматолога хирурга-имплантолога 

В течение 45-60 минут найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства.

Просмотреть отклики на размещенную вакансию стоматолога хирурга-имплантолога

Проконтролировать полученные отклики от соискателей на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным - 5-10 минут.

Обзвонить кандидатов на позицию стоматолога хирурга-имплантолога

В течение 20-30 минут назначить как минимум треть из запланированных 8 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию стоматолога хирурга-имплантолога из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

 

Умейте определять запускающие задачи и ставьте их в приоритеты

Проект подбора состоит из нескольких последовательных этапов: 

  • Каждый рекрутер одновременно ведет несколько проектов подбора, которые находятся на разных этапах. При этом важно не забывать продвигать каждый из проектов соответствующими «запускающими» действиями.
  • Запускающие задачи зависят только от рекрутера. Они задают дальнейший порядок хода проекта, сильно влияют на сроки проекта, так как, в свою очередь, «запускают» работу партнеров или коллег.
  • Некоторое время после запуска этого действия следующий этап мало зависит от действий рекрутера, поэтому после старта запускающих действий можно смело переключаться на другие проекты.
  • Запускающие задачи задают дальнейший порядок и обеспечивают планомерное продвижение проектов.


Ниже представлен план проекта подбора, которого придерживаются консультанты КАУС. Аналогом Заказчика у штатных HR будет являться нанимающий менеджер или другое лицо, принимающее решение.

 

ЭТАП

СОДЕРЖАНИЕ

Старт проекта

  1. Прием первичного обращения
  2. Отправка первичного пакета документов (запускающее)
  3. Согласование договора и приложения - заявки на подбор персонала

Организация потока соискателей

  1. Публикация вакансии (запускающее)
  2. Активный поиск резюме
  3. Работа с откликами соискателей
  4. Вызов кандидатов на собеседование в агентство

Оценка

  1. Собеседование и оценка навыков и личностных качеств
  2. Принятое решение по кандидату о показе Заказчику
  3. Занесение информации по кандидату в базу данных

Организация интервью у Заказчика

  1. Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
  2. Переговоры с Заказчиком, презентация резюме
  3. Доведение до встречи кандидата

Получение обратной связи по кандидату

  1. Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
  2. Пробное закрытие вакансии

Закрытие вакансии и оплата услуг

  1. Согласование выхода (запускающее)
  2. Подготовка счета и акта и доведение до клиента (запускающее)
  3. Оплата услуг

 

ВАЖНО! Перечисленные действия настолько важны в работе рекрутера, что по ним даже не формулируется плановый срок. Они должны быть сделаны сразу, как это только возможно. Они не могут быть не сделаны в течение текущего дня, вплоть до необходимости задержаться для завершения этих задач.

 

Запустите эти действия - дальше этап будет зависеть не только от вас.

 

Матрица Эйзенхауэра и группы задач

Матрица Эйзенхауэра - один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используют консультанты КАУС в повседневной работе. Ее смысл – в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Согласно матрице, все дела в течение рабочего дня сортируются на 4 группы в соответствии с приоритетом.

 

А. Безотлагательные, важные и срочные дела, критически значимые для основных бизнес-процессов - жизненно важные

Те дела, которые нужно сделать в первую очередь, имеют больший вес на конечный результат проекта подбора, имеют установленные и при этом подходящие к концу сроки выполнения, или уже «горят» и требуют безотлагательного вмешательства. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь.

Например:

  • Отправка первичного пакета документов (запускающее)
  • Публикация вакансии (запускающее)
  • Направление продающего резюме и комментария (запускающее)
  • Обратная связь по компании работодателя и кандидату (запускающее)
  • Согласование выхода (запускающее)
  • Подготовить счет и акт и доставить клиенту (запускающее)

В. Важные/менее срочные дела

Самые полезные задачи, нацеленные на долгосрочную перспективу, они максимально приближают вас к цели. При этом дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием, мы о них говорим "это еще терпит". Выполняются в предварительно установленные сроки.

Например:

  • Анализ рынка труда
  • Написание имиджевых статей
  • Подготовка отчетности
  • Мероприятия по обучению и развитию
  • Проведение телефонных и очных интервью

С. Срочные/менее важные дела

Часто мы путаем их с делами из первой группы, путаем важность со срочностью – при этом срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят в наш рабочий ритм суматоху и напряжение.

Например:

  • Дополнительные звонки клиенту по уточнению критериев подбора

D. Менее срочные/менее важные задачи

Мелкие рутинные дела, которые также нужно сделать, но они большого влияния на результат не имеют:

Например:

  • Изменить в подписи электронного письма информацию об опыте агентства
  • Очистить почту от спама

 

 
Бонус читателям нашего блога – образец плана рабочего дня консультанта КАУС

ПРИМЕР РАСПОРЯДКА РАБОЧЕГО ДНЯ РЕКРУТЕРА

Задачи

План дня

Составить и разместить продающую публикацию вакансии, которая только что поступила в работу, на работных сайтах и профессиональных сообществах

9.00 - 9.30

Направить резюме и комментарий Заказчику по 2 успешным кандидатам на вакансию, по которой уже ведется активная работа

9.30 - 9.45

Позвонить кандидатам для получения окончательного решения и окончательного согласования предложения по трудоустройству по вакансии, которая движется к закрытию

9.45 - 10.00

Позвонить в компанию Заказчика и согласовать ближайшие даты и время собеседований с каждым успешным кандидатом

10.00 - 10.15

Позвонить в компанию Заказчика и утвердить одного из ранее представленных кандидатов, согласовать дату выхода на работу

10.15 - 10.30

Перерыв

10.45-11.00

Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую разместили утром, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным

11.00 - 11.30

Найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию, которую разместили утром, для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства

11.30 - 12.30

Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую разместили утром, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

12.30 – 13.00

Обед

13.00 -14.00

Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую разместили утром, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным

14.00 - 14.10

Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую разместили утром, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА)

14.10 - 14.40

Перерыв

14.40 - 14.50

Подготовиться и провести 3 собеседования по вакансии/вакансиям, которые находятся в активной работе

14.50 - 17.30

Позвонить утвержденному кандидату в день выхода, убедиться в готовности продолжать работать

17.30 – 17.35

Позвонить в компанию, получить обратную связь по первому рабочему дню вышедшего кандидата, согласовать дату и время приезда нашего курьера для подписания акта приемки. Контроль времени подписания документов.

17.35 – 17.40

Подписать у руководителя и передать секретарю для отправки курьеров счет и акт выполненных услуг по проекту.

17.40 – 18.00


Мы надеемся, что наша статья оказалась для вас полезной и поможет эффективно планировать распорядок своего рабочего дня. Подписывайтесь на наш блог, чтобы не пропустить другие интересные материалы. Если вам требуется услуга подбора сотрудников, подробная информация находится здесь.

Сократите затраты
на подбор персонала
Не теряйте деньги из-за отсутствия сотрудника.
700 компаний уже выбрали наше агентство
Остались вопросы?
Получите бесплатную консультацию!
384979