Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер
Очень часто, при внедрении систем дистанционного обучения в крупных компаниях в России и СНГ, приходится слышать от основных заказчиков (как правило, руководителей подразделений, отвечающих в компании за обучение и развитие) что-то вроде: «Пожалуйста, не нагружайте меня вашими ИТшными терминами, проблемами и вопросами – просто поставьте нам программку и сделайте, чтобы она работала». После этого мне приходится объяснять, почему для успеха проекта дистанционного обучения в компании недостаточно просто «поставить программку» и что, собственно, должны совместно предпринять заказчик и внедренец для того, чтобы результат не разочаровал.
Внедрение системы дистанционного обучения (далее СДО) в большинстве случаев не тождественно установке программного обеспечения на сервер. Собственно установка программного обеспечения - только один из этапов рабочего процесса, выполняемого членами ИТ-команды проекта. А эта команда состоит не только из ИТ-специалистов.
Внедрение СДО - это проект на стыке нескольких подразделений компании: HR как основных заказчиков, IT, обслуживающих оборудование и инфраструктуру, и бизнес-подразделений, потребности которых с помощью системы будет обсуживать HR.
Первое, что должен понять заказчик, что нужно разделять внедрение СДО как универсального программного решения и создание или приобретение учебных материалов (контента). Далее, я буду говорить именно о внедрении системы, хотя тема выбора или разработки контента, безусловно, также очень интересна.
На этапе планирования очень важно понять, кто будет аудиторией проекта – сотрудники компании, работающие в корпоративной сети, или более широкая аудитория – партнеры, стажеры, клиенты и т.п. Понимание аудитории определяет, будет ли система доступна из сети Интернет, могут ли в ней размещаться закрытые материалы, будет ли система использоваться на принципах аренды или будет приобретена в собственность.
Большинство крупных российских компаний разворачивают СДО для своих сотрудников в корпоративной сети. Доступ к таким системам из-вне невозможен. Такие системы, как правило, весьма тесно интегрируются с ИТ-инфраструктурой заказчика (системой кадрового учета, корпоративной почтовой системой, системой учета пользователей, системой электронного документооборота и т.п.).
Некоторые компании делают системы доступными из сети Интернет, что позволяет сотрудникам проходить обучения из дома, а также подключать удаленные филиалы, не имеющие доступа к корпоративной сети. В последнее время все больше проектов, в которых СДО используются для обучения партнеров и клиентов.
Не менее важен масштаб проекта – кто будет работать в системе: все сотрудники компании или отдельные ее подразделения.
От масштаба проекта будет существенно зависеть:
- стоимость оборудования и базового системного программного обеспечения – при крупных внедрениях HR-специалистам придется выучить такие слова, как «кластер», «сервера приложений и СУБД» и другие технологические решения, позволяющие обрабатывать одновременные запросы тысяч пользователей
- стоимость лицензий (если выбрано программное обеспечение с лицензированием по количеству пользователей). Здесь стоит отметить, что у большинства российских разработчиков, в том числе и у нашей компании, стоимость программного продукта от количества пользователей не зависит. А вот для западных продуктов это как правило не так
- стоимость интеграции с ИТ-инфраструктурой – у крупных, территориально распределенных компаний, зачастую, существует множество систем учета кадров и пользователей, различаются подходы к информационной безопасности в разных филиалах
- затраты на коммуникации - позволят ли каналы филиала на Чукотке просматривать учебный видео-фильм? Смогут ли одновременно 20 пользователей одного офиса принять участие в вебинаре по существующим каналам связи?
Для того, чтобы подготовить план реализации проекта, крайне важно ответить на вопрос о том, чего мы хотим добиться с помощью системы дистанционного обучения – систему какого масштаба, с точки зрения набора автоматизируемых бизнес-процессов мы хотим построить.
Вот мой типичный диалог с заказчиком:
- Вы хотите только СДО?
- А что еще что-то бывает?
- Возможно вы также хотите построить учебный портал, автоматизировать деятельность учебного центра в части сбора и анализа потребностей в обучении, формирования бюджета и плана учебных мероприятий, информирования сотрудников, сбора обратной связи, анализа эффективности?
- А это возможно? Ну, тогда именно это мы и имели в виду!
- А индивидуальные учебные планы у Вас, случайно, формируются не в ходе процедуры периодической оценки персонала по компетенциям? Они должны учитываться в системе?
- Ну конечно, и они нам очень важны!
- А автоматизация заполнения оценочных форм и индивидуальных планов обучения Вам нужна?
- Надо подумать, очень может быть…
- Кстати, вы понимаете, что СДО это инструмент для создения и управления электронными учебными курсами, которые сотрудник проходит в индивидуальном режиме. А для обучения в режиме реального времени нужны другие инструменты, такие, например, как вебинары.
- Да, разумеется вебинары нам очень помогут для наших филиалов!
Так, всего за 4-5 вопросов, выясняется, что говоря о внедрении СДО, заказчик может иметь в виду существенно более комплексный проект, включающий в себя и автоматизацию деятельности корпоративного учебного центра и автоматизацию процедур оценки персонала и подбор и адаптацию новых сотрудников и управление кадровым резервом и.т.п.
Заказчику нужно определить цели проекта – четкие и достижимые и на их основе, совместно с внедренцем системы определить этапность проекта. Слишком большие, с точки зрения автоматизируемой функциональности, проекты, имеет смысл разбивать на этапы с четко прописанными измеримыми результатами.
Например:
Этап 1 – установка системы, интеграция системы с системой кадровгого учета компании, организация доступа к учебному порталу для всех сотрудников в корпоративной сети. Открытие доступа на учебном портале к адаптационному курсу для новых сотрудников (создаем его сами) и 3 «коробочным» курсам по ИТ. Срок реализации – 2.5 месяца от начала проекта
Этап 2 – автоматизация процедуры сбора заявок на обучение, создание 10 курсов по продуктам и стандартам компании, создание 20 профессиоанльных тестов, проведение аттесатции. Срок реализации – 6 месяцев от начала проекта
Этап 3 – автоматизация процедуры ежегодной оценки. Срок реализации – 10 месяцев от начала проекта
Разбиение проекта на этапы с понятным результатом, полезность которого для компании очевидна, позволяет продемонстрировать успешность работы HR-подразделения, привлечь внимание к постоянно развиваемому ресурсу (учебному порталу), возможности которого возрастают от этапа к этапу. В противном случае, в погоне за реализацией в комплексном проекте всего и сразу, можно потратить месяцы и годы и утратить доверие менеджмента.
Как и в любом проекте, на успех реализации при внедрении СДО влияют сроки, бюджет и ресурсы.
Основываясь на своем опыте внедрения СДО в более чем 200 компаниях, я могу сказать, что в среднем от старта проект до открытия учебного портала, в который может зайти любой сотрудник компании и который при этом не пуст – т.е. содержит какой-то полезный контент, проходит 3-4 месяца. Этот срок может больше, если компания ориентируется исключительно на учебный контент, разработанный собственными силами или несколько меньше, если речь идет в основном о «коробочных» курсах. Проекты комплексной автоматизации HR-функций (подбор и адаптация, очное и дистанционное обучение, оценка, кадровый резерв) продолжаются не менее 9 месяцев. Сравните это с 3-4 часами, которые требуются на «установку программки».
При внедрении СДО в компании как правило используются уже существующие ресурсы (каналы связи, компьютеры обучаемых, ранее внедренные программные продукты, такие как система кадрового учета), поэтому ключевой для успеха проекта ресурс - команда проекта.
Важные моменты при формировании команды:
- ИТ-служба должна предоставить координатора проекта. Если его не будет, то внешний внедренец системы может разбить себе лоб о противоречия между системными администраторами, сетевиками, информационными безопасниками и администраторами прикладных систем
- у проекта должен быть владелец – я наблюдал десятки проектов, на запуск которых ушло в 2-3 раза больше времени чем планировалось, из-за того, что со стороны основного заказчика (HR) не было выделено руководителя проекта, обладавшего достаточным ресурсом времени и полномочиями
- нужно не забыть включить в команду проекта всех, кто в нем заинтересован или будет принимать участие в согласовании работ на различных этапах. Например, дизайн учебного портала как правило согласует служба внутренних коммуникаций или маркетинг
- внешние внедренцы СДО (зачастую разработчики системы) должны обладать реальным опытом внедрения системы в организациях похожих на вашу бизнесом, масштабом, территориальной распределенностью. Причем 3-5 проектов как правило недостаточно. Реальный опыт приходит после реализации многих десятков проектов
Ниже перечислен ряд задач, которые как правило решаются в рамках внедрения СДО. Во второй колонке указаны участники команды проекта, задействованные на этих этапах:
Этап проекта | Задействованные подразделения |
Согласование документов по интеграции с ИТ-инфраструктурой и организации доступа пользователей к системе | ИТ, информационная безопасность |
Согласование механизма интеграции с системами учета персонала, реализация интеграции | ИТ, HR |
Согласование дизайна учебного портала | HR, внутренние коммуникации |
Установка системы | ИТ |
Организация доступа к системе пользователей | ИТ в филиалах, администраторы сети |
Наполнение системы контентом | HR, бизнес-подразделения |
Согласование функциональных требований по адаптацию системы к бизнес-процессам компании | HR |
Продвижение портала, информирование внутрених пользователей, подготовка инструктивных материалов | HR, внутренние коммуникации |
Обратите внимание на последний этап - продвижение ДО в компании. Не всегда формальное открытие учебного портала приводит к массовому интересу к нему со стороны сотрудников. Важно заинтересовать в системе как конечных пользователей (обучаемых), для чего компании используют рассылки, плакаты, публикации в корпоративной прессе, так и внутренних заказчиков. Для последних необходимо проводить семинары, готовить материалы, объясняющие им как использование новых технологий (электронных курсов, вебинаров) поможет решить их задачи по запуску новых продуктов, оптимизации бизнес-процессов и т.п.
И последнее – завершение проекта по внедрению СДО в компании одновременно является началом реальной жизни СДО в компании. А в реальной жизни все течет и изменяется , либо умирает. Поэтому не стоит забывать о том, что внедренную систему необходимо поддерживать и развивать.
Поддержка системы весьма многопланова:
- техническая поддержка каналов и оборудования со стороны ИТ
- техническая поддержка программного обеспечения со стороны поставщика решения, обновление версий системы
- поддержка интеграции СДО с постоянно изменяющейся ИТ-инфраструктурой компании (новые версии операционных систем, систем учета пользователей, внедряемые ERP, новые каналы связи т .п.)
- поддержка пользователей СДО (как техническая со стороны ИТ, так и содержательная со стороны владельцев Портала)
- наполнение системы контентом, поддержание контента в актуальном состоянии, обновление версий
- экспертная поддержка учебных материалов со стороны бизнес-подразделений
- обучение новых пользователей системы
Подводя итоги я бы хотел еще раз подчеркнуть свою основную мысль, что внедрение системы дистанционного обучения в компании это серьезный многоплановый проект, а не просто «установка программки». Это проект будет успешен только в случае если основной заказчик выделит , будет готов выделить на него достатотчно количество ресурсов, сформулировать четкие и измеримые цели проекта.
За скобками этой статьи остались такие важные вопросы как выбор поставщика и системы дистанционного обучения, поскольку даже самый правильно организованный проект обречен на неудачу, если внедряемая система не отвечает требованиям заказчика, но это тема отдельного материала.
Автор: Корольков Алексей.
Дата публикации: 17.08.2010.
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
