Должностная инструкция по специальности «Заведующий архивом»

assets/images/Должностная инструкция заведующего архивомzip

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего  архивом  бесплатно. Должностные обязанности заведующего  архивом 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

 -------------------------------------------------------------------

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

     1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего  архивом  _____________________ (далее – «предприятие»).                                                            Название учреждения         

     1.2. На  должность  заведующего  архивом  принимается лицо со средним профессиональным образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 2 лет.

     1.3. Заведующий архивом обязан  знать:

     - единую государственную систему делопроизводства;

     - распоряжения,  постановления, приказы и прочую   руководящую   и нормативную документацию  вышестоящих  и  иных органов, которые  касаются работы архива;

     - порядок оформления документов, которые  поступают в архив;

     - структуру предприятия;

     - действующую систему классификации поступающих в архив документов;

     - правила хранения бланков строгой отчетности;

     - трудовое законодательство;

     - правила трудового распорядка на предприятии;

     - основы организации производства, управления и  труда на предприятии;

     - нормы и правила охраны труда.

     1.4. Заведующий архивом назначается на должность и  освобождается  от

нее  по приказу   руководителя  предприятия  по  представлению

________________________________________________________________________.

     1.5. Заведующий архивом находится в подчинении у  ________________

                                                                                           (руководителя

________________________________________________________________________.

                  предприятия; иного должностного лица)

     1.6. Заведующий архивом руководит сотрудниками архива.

     1.7. В своей работе  заведующий архивом руководствуется:

     - положением об архиве предприятия;

     - данной должностной инструкцией.

     1.8. В период  отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка или  болезнь)  его обязанности возлагаются на его  заместителя, либо на другое   лицо,  назначенное по приказу руководителя предприятия.

2. Должностные обязанности

     Заведующий архивом обязан:

     2.1. Обеспечивать  прием, регистрацию, систематизацию,  хранение и использование документации.

     2.2. Возглавлять  работу  по организации и ведению архивного дела на предприятии.

     2.3. Руководить  работой  по составлению научно-справочного аппарата, который упрощает учет и использование архивной документации:  описи, путеводители,   каталоги, картотеки,   указатели,     исторические справки, обзоры и пр., а также соответствующие учетные  документы  (книги  учета поступления и выбытия дел, листы фондов, списки фондов, дела фондов).

     2.4. Инструктировать  сотрудников структурных подразделений предприятия о порядке подготовки, формирования и сдачи документации в архив.

     2.5. Оказывать методическую помощь в поиске нужной документации.

     2.6. Осуществлять контроль  своевременности  поступления  в архив документации, законченной делопроизводством.

     2.7. Руководить  работами  по  составлению  описей  дел  с целью последующей передачи документации в  государственные  архивы,  составлению  актов об уничтожении документации, сроки хранения которой истекли.

     2.8. Обеспечивать  проведение  работ по экспертизе ценности архивной документации, формированию  документов  и  дел  временного и постоянного хранения.

     2.9. Контролирует     состояние     документации, своевременность ее  восстановления,  соблюдение  в     архивных помещениях условий, которые необходимы для обеспечения сохранности документов. 

     2.10. Составляет необходимые  отчетности.

     2.11. Организовать  работу  по  ведению   учета   документооборота   и количества дел,  выдаче  архивных  справок, основываясь на  данные,  хранящиеся в документах архива.

     2.12. Контролировать    правильность    эксплуатации   и   исправность производственных помещений,  наличие   противопожарных средств и их исправность.

     2.13. Принимать участие  в  разработке  инструкций  и положений по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

     2.14. Обеспечивать наличие в архиве необходимого инвентаря, канцелярских товаров,    бланков, инструктивно-методической   литературы  по  кругу обязанностей.

     2.15. Проверять   правильность  учета  и  хранения  бланков  строгой отчетности.

     2.16. Проводить   работы   по   защите    информации,  которая   составляет коммерческую, государственную  и служебную тайну.

3. Права

     Заведующий архивом вправе:

     3.1. Запрашивать  по  поручению  директора предприятия  или лично у специалистов  и  руководителей  структурных  подразделений  необходимые документы и информацию.

     3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений собственные предложения, способствующие улучшению деятельности архива.

     3.3. Устанавливать  служебные  обязанности   для   работников, находящихся в его подчинении.

     3.4. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:

     - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных

ему работников,  которые не соблюдают  или недолжным  образом соблюдают свои

должностные обязанности;

     - о поощрении   сотрудников, находящихся в его подчинении за   отличное выполнение   должностных обязанностей и безупречную  работу.

     3.5. Визировать   и подписывать документацию только   в   рамках   своей компетенции.

     3.6. Сотрудничать  со  структурными  подразделениями  предприятия по вопросам, касающимся  работы архива.

     3.7. Требовать от руководителя  предприятия  помощи   в выполнении обязанностей, которые     предусмотрены    данной     должностной инструкцией.

4. Ответственность

     Заведующий архивом ответственен:

     4.1. За невыполнение или недолжное выполнение  своих должностных

обязанностей, которые  предусмотрены  данной должностной   инструкцией в  определенных трудовым законодательством РФ рамках.

     4.2. За  правовые нарушения,  которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в  определенных   уголовным, административным   и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.3. За причинение материального вреда предприятию в  определенных трудовым,  гражданским  и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.