Должностная инструкция по специальности «Заведующий канцелярией»

assets/images/Должностная инструкция заведующего канцеляриейzip

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

 -------------------------------------------------------------------

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

     1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»).                                                            Название учреждения         

     1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным  профессиональным  образованием и  стажем  работы  по профилю не менее _________ лет.

     1.3. Заведующий канцелярией находится в  подчинении ____________________________

                                                                                               (директора предприятия;

________________________________________________________________________.

                        иного  должностного лица)

     1.4. В период  отсутствия  заведующего  канцелярией  (командировка, болезнь, отпуск   и  пр.)  его  обязанности  возлагаются на его   заместителя   или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

     1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и  освобождается от нее по приказу  директора предприятия.

     1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

     - положением о канцелярии предприятия;

     - инструкцией по работе архива и делопроизводству;

     - данной должностной инструкцией.

     1.7. Заведующий канцелярией обязан  знать:

     -  государственную систему делопроизводства;

     - распоряжения, постановления,   приказы   и  прочие нормативные и руководящие документы    вышестоящих   органов, которые    касаются организации делопроизводства;

     - стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации;

     - организацию делопроизводства на предприятии;

     - схемы документооборота;

     - структуру предприятия;

     - порядок  составления  описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры  дел и установленной отчетности;

     - основы организации производства, экономики, управления и труда;

     - оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

     - трудовое законодательство;

     - порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

     - системы организации контроля исполнения документов;

     - правила  трудового распорядка на предприятии;

     - правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

     - нормы   и правила  охраны   труда и техники   безопасности.

     1.8. Заведующий  канцелярией  осуществляет  руководство  работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

     Заведующий канцелярией обязан:

     2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

     2.2. Организовывать работу канцелярии.

     2.3. Осуществлять  контроль сроков  выполнения документов и их правильным оформлением.

     2.4. Разрабатывать   инструкции, касающиеся ведения  делопроизводства  на предприятии и организовывать их внедрение.

     2.5. Организовывать   работу   по  учету, регистрации,   хранению  и передаче в структурные подразделения документации  текущего делопроизводства, в  том  числе  приказов и распоряжений руководства,  касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

     2.6. Принимать     меры    по    обеспечению    работников    службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием,   инвентарем,  оргтехникой и  техническими  средствами управленческого труда.

     2.7. Обеспечивать подготовку  справок о соблюдении сроков выполнения документов.

     2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

     2.9. Руководить делопроизводством  в подразделениях предприятия,  следить за  правильным   формированием, своевременной  сдачей  дел  в  архив и их хранением.

     2.10. Принимать участие  в подготовке созываемых  руководством  совещаний.

     2.11. Обеспечивать установленный   режим  доступа  к  документам  и использования и информации, которая в них  содержится.

     2.12.Организовывать  техническое  обслуживание совещаний,  оформление командировочных документов, регистрацию  работников, которые   прибывают   в   командировку   на предприятие.

     2.13. Участвовать   в   разработке   и    внедрении    новых технологических процессов   работы   с   документацией,   усовершенствовании автоматизированных информационных   систем   и   технологий.

     2.14. Проводить   работу   по   защите   информации, которая    составляет государственную, служебную и коммерческую  тайну.

     2.15. Разрабатывать  и  организовывать  проведение  мероприятий, направленных    на улучшение работы  канцелярии.

3. Права

     Заведующий канцелярией вправе:

     3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений    предприятия    и директора собственные предложения, направленные     на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

     3.2. Требовать    от    руководителей    структурных   подразделений предприятия и  других  работников  предприятия   должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

     3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать  их  доработки  в случае нарушения определенных правил.

     3.4. Визировать и подписывать документы,  которые связаны с  деятельностью канцелярии.

     3.5. Проверять    организацию    делопроизводства    в структурных подразделениях предприятия.

     3.6. Давать  распоряжения,  обязательные  для   выполнения   работниками канцелярии.

     3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

     3.8. Вносить на рассмотрение  директора  предприятия  собственные предложения  о поощрении лучших работников отдела,  о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

     3.9. Сотрудничать:

     - с руководителями всех структурных подразделений предприятия  -  по

вопросам ведения   делопроизводства,   организации  контроля  и  проверки

исполнения указаний канцелярии,  подготовки и  представления  необходимых

документов;

     - с хозяйственным  отделом  -  по  вопросам  обеспечения бланками документов,   средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

     - с  юридическим  отделом  -  по  правовым  вопросам,  связанными   с подготовкой документации;

     - с отделом кадров -  по  вопросам  подбора,  приема,  увольнения  и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

     Заведующий канцелярией ответственен:

     4.1. За невыполнение или недолжное выполнение  своих должностных

обязанностей, которые  предусмотрены  данной должностной   инструкцией в  определенных трудовым законодательством РФ рамках.

     4.2. За  правовые нарушения,  которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в  определенных   уголовным, административным   и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.3. За причинение материального вреда предприятию в  определенных трудовым,  гражданским  и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.