Как подобрать и развивать личного ассистента руководителя?
"Планета HR"
Малкольм Болдридж : «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет»
Кто же он, персональный ассистент руководителя? Одно можем сказать – птица важная и редкая. Анализируя уровень з/п видим, что в этой категории оплата не падала, ни смотря на кризис, не смотря на другие «модные» профессии, скорее цифра растет. Так, например, по данным « КАУС-секретарь», с начала 2010 года заработные платы ассистентов отделов и персональных ассистентов выросли примерно на 15 - 20% по сравнению с прошлым годом. А на кадровом рынке сегодня наблюдается дефицит квалифицированных претендентов на эту позицию. «Персональные ассистенты первых лиц ведущих бизнес-структур, пользуются в своих организациях властными полномочиями, близкими к топ-менеджерским».
Ну а то, что редкая это птица, хороших персональный ассистент, видим по тому, что его долго ищут и по критериям поиска, которые озвучивает сам руководитель, картинка такого персонажа вообще не выстраивается.
Я общалась с несколькими рекрутерами, которые столкнулись с задачей поиска персонального ассистента, и вот что я слышала:
«Как только я нахожу кого-то и уже празднуя победу, торжественно веду на собеседование к боссу с торжествующей улыбкой, я вновь слышу этот предельно аргументированный ответ: «Ну это не то. Что-то мне не подходит. Ты знаешь, мне сложно объяснить.»
Итак, есть несколько сложностей в подборе ассистента.
Первое, это совместимость, если можно так сказать, с руководителем.
И это то, в чем руководитель с трудом формулирует свои пожелания, и затем, даже если вы найдете человека полностью подходящего под это описание, скорее всего услышите: «Нет, не то». И здесь практически нет другого инструмента кроме детального допроса и максимальное прояснения причин того, почему не подходит этот и внесение корректировок в следующий шаг поиска.
Но, все же, есть то, что объединяет, является обязательным в искомом ассистенте или в тех, которых уже нашли.
В стандартном списке работ мы чаще всего увидим:планирование рабочего времени босса, организация встреч, совещаний, поездок, прием телефонных звонков и работа с корреспонденцией, переводы и т.д.
Вот, например, выдержка из должностной инструкции личного ассистента руководителя крупной производственной компании:
- «Личный помощник руководителя может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи».
- «К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, предусматривающие полную ответственность за результаты, так и рассмотрения жалоб, решения конфликтных ситуаций или привлечения соответствующих служб (координационно-коммуникативная работа на предприятии)».
- «На личного помощника возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д».
- «В некоторых случаях личный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д».
Ну и попробуйте найти такого АССа (ассистента)!
Думаю, варианта здесь два: долго-долго искать, набравшись терпения и надежды, либо обучить потенциальных, развить до нужной кандиции.
Что будем развивать и чему учить? Мы видим, что описаниях работ, в требованиях руководителей, можно выделить 2 основных направления, в которых ассистент должен быть АССом.
Профессиональные качества:
- знать делопроизводство, первичная финансовая грамотность,
- соблюдать этикет телефонного общения,
- эффективно планировать рабочую жизнь руководителя,
- оберегать руководителя от ненужных посетителей и звонков,
- решать бытовые и административные вопросы,
- организовывать деловые встречи с учетом требования этикета и протокола),
- организовыватт поездки и мероприятия (логистика, процессы, обеспечение),
- знание иностранного языка
Личностные качества:
- коммуникабельность: умение понимать и взаимодействовать с руководителем, сотрудниками, партнерами, клиентамим,
- дипломатичность,
- умение хранить информацию,
- исполнительность, умение подчиняться,
- принятие решений в рамках своих компетенций,
- самомотивация,
- организаторские способности,
- стрессоустойчивость.
Начало пути любого развития начинается с оценки существующего положения и планирования желаемого уровня. Понимая из чего состоят профессиональные и личностные качества АССа, можем оценить свой уровень, если Вы ассистент или уровень другого ассистента.
В своей «Школе персональных ассистентов» мы разработали форму для оценки опыта ассистента. (с анкетой можно ознакомится по ссылке http://www.hrm.ua/article/sekret_idealnogo_assistenta_rukovoditelja_raskrit ).
После оценки можно обратить внимание на следующие моменты:
- Уровня несовпадения с должностными требованиями.
- Разрыв между оценкой самого ассистента и руководителя (различия более 3 баллов), стоит обратить внимание и разобраться в проблеме в существующей либо потенциальной проблеме.
- Оценить реальный уровень развития по ключевым показателям на желаемый период. Запланировать развитие и отслеживать результаты.
Совершение самооценки уже само по себе является развивающим фактором т.к. дает возможность проанализировать, остаться чем-то недовольным и наметить желаемое направление развития.
Результаты оценки могут быть хорошим основанием для развивающей беседы. В беседе вопросы могут повторять опросник только в открытом варианте. Например, обнаружив высокую оценку в вопросе «Чувствую ли я себя после общения с «трудным» людьми как «выжатый лимон»? В беседе можно повторить его в следующем варианте: «С какими людьми тебе сложно общаться?»
Мало кто занимается практической подготовкой персонального ассистента к профессиональной деятельности. Чаще всего это самородки, которые пришли к своему профессионализму через опыт. Это профессия, о которой мы чаще чем о других можем услышать: «Мне просто повезло с ассистентом». Вообще приятно быть в чем-то незаменимым человеком. Пусть и нашим руководителям повезет.
С полным текстом статьи можно ознакомиться здесь:
http://planetahr.ru/publication/5870/26/108