О роли «химии» в служебных отношениях, или Кого возьмут в секретари

Идеальный секретарь - мечта любого руководителя. Пунктуальный, исполнительный, приятной на­ружности, и, разумеется, профессионально компетентный. Бывают ли такие в природе? И если каких-то достоинств недостает, есть ли шанс устроиться на работу в достойную компанию? Чтобы ответить на эти вопросы, «Работа для вас» отправилась на собеседование с кандидатами в кадровое агентство «КАУС-Секретарь».

«Какие основные требования предъявля­ют сейчас работодатели к секретарям и личным помощникам?» - спрашиваю Анну Рыжик, ведущего консультанта агентства по подбору персонала.

- В первую очередь обращают внимание на внешние данные. Кто-то прямо в вакан­сии указывает: «модельная внешность», кто-то довольствуется определением «презентабельная». На втором месте знание языка, поскольку на рынок выходит все больше компаний, которым это необходи­мо. Что касается опыта, многие компании готовы брать и без него. Думаю, трудно представить в наше время человека, не умеющего отвечать на телефонные звонки, не владеющего компьютером и элементарной офисной техникой: ксерокс, принтер, факс Достаточно редко, но спрашивают знание 1С.

- А образование имеет значение?

- Большинство руководителей рассматривает кандидатов с высшим образованием, либо студентов последних курсов вузов.

- Возрастной ценз строгий?

- Стандартно — от 22 до 25 лет. После 30 устроиться секретарем довольно проблематично.

- А много сегодня на рынке подобных вакан­сий?

- Предложений достаточно, и самых разных: как от отечественных, так и от западных компаний. Хороший секретарь сегодня ищет работу не больше недели. Однако по-настоящему квалифицирован­ных специалистов на рынке мало.

- Требуются ли от секретаря знания от­раслевой специфики?

- Иногда. В основном это касается фарма­цевтической или банковской сферы. Здесь работодатель как одно из настоятельных пожеланий выдвигает опыт работы в банке или на фармпредприятии либо соот­ветствующее профильное образование.

- Берут ли сегодня компании на позицию секретаря человека без опыта, с обучением «под себя»?

Если компания готова вкладываться в человека, а обучение, в любом случае, предполагает финансовые затраты, то и требования к будущему работнику ужесточаются. Например, перечисляются строго определенные личные качества.

- Модельная внешность — частое требо­вание?

Конечно, секретарь с модельной внеш­ностью повышает статусность компании. И практически все руководители хотят видеть у себя в приемной эффектную молодую девушку. Но такую внешность необходимо поддерживать, следовательно, обеспечивать сотруднику довольно высо­кий уровень дохода. Не все организации могут себе такое позволить.

- Какие у секретарей зарплаты?

- Разные. Начальный уровень 30 000-35 000 руб., и среднем но рынку— 50 000 и выше, в зависимости от уровня компании и самого специалиста.

- По каким причинам чаще всего отказыва­ют соискателям?

- Руководитель подбирает секретаря пре­жде всего «под себя». Должна возникнуть некая «химия». Иногда этого не получает­ся с самым блестящим кандидатом, и тут уж ничего не поделаешь. Но если личност­ный контакт возникает, то соискателю прощают некоторые недостатки и готовы подтянуть его профессионально — именно за то, что понравился и обаял.

 

Кандидат №1

Дарья, 24 года. Окончила МГИМО, юридиче­ский факультет, знает 2 иностранных языка: английский и немецкий. Есть опыт препо­давательской работы и менеджера в детском клубе. Претендует на вакансию личного помощника в крупной международной консалтинговой компании.

- Дарья, Вы будете работать в очень тесном контакте с руководителем, он немец, поэтому отличное знание языка обязательно.

- С этим проблем нет. А какого рода по­ручения придется выполнять?

- Входящие и исходящие звонки, работа с документацией и корреспонденцией, организация деловых встреч, транскриби­рование, т.е. перенос информации с одного носителя на другой. Например, расшифров­ка текста с диктофона. А теперь вы мне скажите, почему, имея столь блестящее образование, вы претендуете на долж­ность секретаря?

- Дело в том, что практики именно в юриспруденции у меня нет. Начала работать на 2 курсе, но не по специаль­ности. Устроилась помощником менед­жера в международный детский клуб. Работа с детьми меня сильно затянула и увлекла, тем более что были частые поездки за границу, да и по службе меня быстро продвинули. Но вот последний год, окончив магистратуру, начала заду­мываться: а что дальше? Наверное, надо как-то устраиваться по профессии... Но юристом, без соответствующего опыта, меня никто не возьмет. А помощником юриста сама не пойду: это скучная и не­интересная работа на побегушках. Вот и нахожусь в поиске. Уверена, могу найти работу личного помощника в юридиче­ской компании, готовой вкладываться в своих сотрудников. Данная вакансия заинтересовала меня тем, что компания крупная, международная, следовательно, есть возможности карьерного роста и использования знания языков, что для меня тоже очень важно. Конечно, позиция секретаря - не предел моих мечтаний. Но почему бы не попробовать для начала?

-Дарья, а что для вас действительно интересно?

- Работа с людьми, общение, организация каких-то мероприятий. Самое страш­ное для меня — рутина, возня с одними документами и корреспонденцией. Я не хочу носить чай-кофе и не готова ждать, допустим, год, пока непосредственный руководитель начнет мне доверять те ответственные задания, которые могу вы­полнять уже сейчас.

-А вы не думали о позиции ивент-менеджера?

- Если честно, откликаюсь на многие вакансии. И среди них — да, попадались заманчивые позиции в ивенте. Но мне от­туда не перезвонили.

- Хорошо, Дарья, я рекомендую вас компа­нии, постараюсь получить от них ответ завтра-послезавтра. Но в любом случае вам придется пройти еще собеседование с директором по персоналу, потом с непосредственным руководителем и тестирование на знание языков и офисных программ.

Комментарий Анны Рыжик:

Дарья вполне может претендовать на данную позицию. Она отвечает всем требованиям работодателя, вполне зрелая, профессионально сформировавшаяся лич­ность. Блестящее образование и отличное знание языков — ее безусловные плюсы.

- А то что она подчеркнула, что принци­пиально не хочет подавать чай-кофе? Ведь должность помощника, в любом случае, предполагает очень тесный контакт с руководителем и исполнение каких-то личных поручений?

- Да, она амбициозна. Но понимает, что сейчас именно тот момент, когда надо определиться и с чего-то начать. А поскольку опыта конкретно в юриспру­денции у нее нет, то без этапа чай-кофе работа с бумагами она не продвинется дальше. Хотя, мне кажется, если ей сейчас предложат достойную позицию ивент-координатора с хорошей зарплатой в между­народной компании, она пойдет туда.

Кандидат №2

Людмила. 32 года, но выглядит моложе. Окончила педагогический вуз, претендует на позицию секретаря генерального директора крупного торгового центра. Опыт аналогичной работы есть.

- Людмила, почему вы уволились с послед­него места?

Мы живем в Московской области, за МКАДом. Но сейчас мужу предложили очень хорошую должность в Москве, со­бираемся переезжать. Соответственно, я тоже ищу работу в городе.

- Дети у вас есть?

- Нет, и пока не планируем. Сначала нужно встать на ноги на новом месте, зарекомендовать себя, заложить некий семейный фундамент. На это уйдет ми­нимум 2-3 года.

- Судя по вашему резюме, вы достаточно квалифицированный секретарь. Данная вакансия предполагает стандартные обязанности: входящие-исходящие звонки, работа с корреспонденцией и документами, встреча и проводы клиентов и деловых партнеров. Английский язык знаете? Здесь важно свободное владение.

- Язык я учила в школе и в институте. Сейчас прошла дополнительные курсы. Также английский язык активно при­меняла в работе. Владею свободно как устным, так и письменным.

- Хорошо, Людмила, буду вас рекомендовать.

Комментарий Анны:

Тоже вполне подходящая кандидатка. Но... возраст. В вакансии оговорено: до 30. Хотя выглядит она моложе, глаз у нее горит, работать хочет и, судя по всему, умеет. Может быть, это перевесит. Хотя крупные компании обычно со­трудничают не с одним агентством, да плюс ведут собственный поиск. Думаю, найти кандидатуру моложе им труда не составит. Плюс может насторожить от­сутствие детей. Она утверждает, что пока не планирует, но работодатель скорее рассмотрит девушку, пусть с меньшим опытом, но без семьи. Я расскажу о ней работодателю, но последнее слово, раз­умеется, окажется за ним. Однако если здесь не сложится, уверена, без проблем найдем ей другую вакансию.

 

Собеседование в кадровом агентстве отличается от со­беседования с непосредственным работодателем. В конкретной компании есть конкретная вакансия, и вы либо подходите на нее, либо нет. Менеджер же из агентства рассматривает вас как потенциального кандидата для нескольких компаний, которые уже к нему обратились или обратятся в будущем. Поэто­му в агентстве постарайтесь максимально полно рас­крыть свои профессиональные и личностные качества.

Автор - Евгения Кеда

С полным текстом статьи можно ознакомиться в газете "Работа для вас" №28 от 11 апреля 2013 г.