Как найти личного помощника
Рутина может быть разрушительной для предпринимателя. Вы тратите драгоценное время на поиск нужного контакта, звонка сторонним фирмам, множество коммуникаций внутри компании.
Часто обилие мелких и рутинных задач не дает развиваться дальше и достигать новых высот в бизнесе. И в этом случае лучший выход - нанять личного помощника.
_1200x660_1ae.webp)
У вас много небольших задач, которые вы выполняете постоянно?
Кажется – мелочь, можно справиться самому.
Однако составьте список таких задач и проставьте рядом затрачиваемое на них время. Эта цифра субъективна, так как наш мозг всё склонен ускорять. Умножьте получившееся время на 3. И вы узнаете, сколько времени постоянно у вас отнимает рутина.
Что можно делегировать помощнику?
Чтобы лучше понять, какие задачи можно переложить на помощника, мы советуем разделить их на:
-
низкоранговые,
-
высокоранговые.
Низкоранговые - это те задачи, которые и будут поручены новому сотруднику.
К этим задачам можно отнести:
-
открытие счета в банке,
-
согласование встречи,
-
размещение объявление,
-
звонки клиентам
-
и многое другое.
Также личному помощнику можно доверить:
-
почтовые отправки,
-
документооборот,
-
найм сотрудников,
-
запуск рекламы и т.д.
Высокоранговые задачи - это те задачи, от которых зависит развитие компании, ее успех. Они относятся к стратегии, маркетингу. Выполнить их может только руководитель.
Где искать личного помощника?
Для начала определитесь с несколькими важными моментами:
-
Какими качествами должен обладать ваш идеальный личный помощник?
-
Какие обязанности вы готовы делегировать?
-
Какие условия работы предложить?
-
Что хорошего произойдет в компании, когда в ней появится новый сотрудник?
В зависимости от того, какие задачи оказались в вашем списке на делегирование, станет ясно, кого нужно искать.
-
Если там много разноплановых задач - вам нужен один человек.
-
Если вы смогли выделить основную, ключевую задачу для помощника - искать нужно будет определенного человека, под эту задачу.
По опыту агентства КАУС, ваш будущий помощник может быть профессионалом в продажах, в корпоративной системе, а может - в найме сотрудников.
Если вы определили основное направление работы помощника, по этой сильной стороне и нужно будет искать сотрудника.
При определении уровня зарплаты, поставьте KPI, от выполнения которых будут зависеть дополнительные бонусы ассистента.
-
Составленную в результате вакансию лучше разместить на 10 сайтах по поиску работы.
-
В качестве тестового задания можете дать что-то из списка дел, которые вы давно откладываете.
По результатам собеседования у вас отсеется значительная часть претендентов.
Как выбрать личного помощника?
Хороший кандидат на вакансию личного помощника, по нашему мнению, должен обладать следующими качествами:
-
внимателен к деталям,
-
педантичен,
-
умеет доводить дела до конца,
-
сдержанный,
-
оптимистичный,
-
ответственный,
-
коммуникабельный.
Личных помощников мы могли бы разделить на два типа:
-
тех, кто может выполнять конкретные задачи,
-
тех, кто умеет ставить задачи сам и делегировать их при необходимости.
Из помощников второго типа, по опыту агентства КАУС, нередко вырастают исполнительные директора.
Такой сотрудник будет особенно полезен в начале нового проекта. У результативных сотрудников всегда есть список прошлых достижений и успехов. Это могут быть результаты в учебе, достижения на прошлых местах работы. И даже хобби многое расскажет о человеке.
