Как нанять идеального секретаря?

Можно ли найти идеального секретаря?

Агентство КАУС-Секретариат уже 14 лет занимается подбором персонала в этой области. И сегодня мы поделимся с вами наработанными знаниями.

Для начала определитесь с тем, какими качествами должен обладать идеальный кандидат. Опишите его портрет и профессиональные качества с максимальной детализацией. Проанализируйте, какие люди прежде не уживались в вашей компании. 

Как бы то ни было, хороший секретарь должен хорошо разбираться в тайм-менеджменте. Быстро усваивать новую информацию. Так как ключевая работа специалиста будет связана с информацией и временем.

• Не лишней будет педантичность и внимательность к деталям.

Также человек, претендующий на эту должность должен быть вежливым, пунктуальным и строго придерживаться деловой этики.

Секретарь также должен быть знаком с деловой документацией и правилами её составления.

• Секретарю предстоит глубоко погрузиться в работу компании, понимать её структуру. Такой специалист может выполнять также функции и помощника руководителя.

Так как у секретаря много разноплановых задач, и он постоянно коммуницирует с разными людьми, не лишней будет стрессоустойчивость, неконфликтность и деликатность.

У будущего "голоса" компании должна быть хорошая дикция и правильная речь. Такой специалист должен выглядеть опрятно и в рамках дресс-кода компании.

Если это необходимо в работе, в число критериев можно отнести знание иностранного языка.

• К техническим навыкам стоит отнести знание используемых в вашей компании программ, оргтехники, мини-АТС.

Однако, если вы хотите найти человека, который проработает у вас долго, технические навыки не столь важны. Им легко и быстро можно обучиться.

Гораздо важнее оценить персональные качества соискателя и его уровень мотивации.

Так как профессиональные секретари, с хорошими знаниями и навыками, в определённый момент нередко перерастают свою должность. Им становится неинтересно, и они быстро уходят из компании.

В то же время прирождённые секретари, по-настоящему любящие своё дело, встречаются не так часто. В целом на этой должности обычно держатся несколько лет, а после продвигаются по карьерной лестнице (в бухгалтерию, HR, менеджеров или даже логистов) или меняют компанию.

Потому изначально обсудите с кандидатом перспективы работы и возможности роста. Возможно, ваши ожидания расходятся.

Чаще всего, кандидаты, которые имеют значительный опыт работы, хотят большую зарплату.

Несколько лайфхаков от нашего агентства:

• Чтобы оценить способности секретаря, задайте кандидату 3 вопроса одновременно.
• Вы узнаете, как человек усваивает информацию, какой у него объем оперативной памяти, насколько он внимателен.
• Также можно предложить написать деловое письмо. Вы оцените уровень владения компьютером, офисными программами, грамотность и слог соискателя.
• Помочь с выбором может вопрос "какие из обязанностей секретаря вы больше всего не любите?"
• Подумайте, не предстоит ли соискателю выполнять только самые "нелюбимые" задачи?
• Следует выяснить, "почему" и "как долго" человек планирует работать секретарём. Какие цели у соискателя на вакансию, какие мотивы им движут.
• Получив полноценный портрет кандидата и сопоставив его с желаемым, вы сможете сделать правильный выбор.