Особенности подбора личных помощников

Кто такой личный помощник

Личный помощник - это правая рука, доверенное лицо компании. Он должен уметь практически все, иметь специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, уметь самостоятельно принимать решения.

Опыт нашего кадрового агентства показывает, что личного помощника руководителя часто путают с офис-менеджером, тогда как это совершенно разные сотрудники с разным функционалом и разным уровнем зарплаты. Последнее особенно четко нужно понять работодателю: часто заказчики обращаются к нам с запросом «нужен обычный секретарь».

И здесь рекрутеру необходимо очень подробно выяснить, какой же на самом деле функционал будет у этого «обычного секретаря», чтобы найденный сотрудник не ушел уже на этапе испытательного срока, потому что список его обязанностей будет весьма далеко выходить за пределы должности обычного секретаря. Если вы хотите ускорить подбор и повысить уровень кандидатов, указанная заработная плата в вакансии должна изначально быть выше средней рыночной зарплаты специалиста.

Общее правило такое: если 60-70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник. 

Важные качества личного помощника

При поиске личного помощника с трудностями сталкиваются как работодатели, так и сами соискатели.

Личный помощник находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным. 

Самыми важными качествами для личного помощника являются следующие:

• умение подчиняться
• чувствовать настроение руководителя, предугадывать его реакцию
• коммуникабельность
• организаторские способности
• работа в режиме многозадачности
• находчивость, быстрая реакция
• стрессоустойчивость
• умение хранить информацию
• эрудированность, знание различных областей
• высокая работоспособность
• доброжелательность, улыбчивость
• стремление развиваться (саморазвитие)
• дипломатичность
• аккуратность
• знание этикета.

В нашем кадровом агентстве оценка кандидата начинается с первых минут – уже во время первого телефонного звонка мы обращаем внимание на тембр голоса, дикцию, дружелюбность, навыки делового общения, быстроту реакции. Затем коммуникация с кандидатом продолжается через смс/почту, и стиль общения кандидата продолжает оцениваться.

Перед первой встречей кандидат проходит тест на пунктуальность и собранность. Мы ожидаем, что кандидат на встречу приходит обязательно заранее (минут за 10-15) – этим он показывает, что уважает и свое время, и время рекрутера. Финальная оценка кандидата происходит непосредственно на собеседовании.

Этапы подбора личного помощника

Формулировка требований к кандидату

Если работодатель сам не представляет, чем именно будет заниматься личный помощник, маловероятно, что он найдет подходящего кандидата. Поэтому первым делом формулируем список его должностных обязанностей:

• Работа секретаря и планирование рабочего графика руководителя: работа с телефонными звонками, первичной документацией, организация личной переписки, обеспечение порядка в офисе, закупка канцелярских принадлежностей, встреча гостей, чай и кофе для посетителей
• Работа бизнес-ассистента: выполнение различных поручений руководителя, сбор информации, доведение информации до сотрудников от имени руководителя, взаимодействие с клиентами и контрагентами, замещение руководителя на переговорах и в командировках, несложные рабочие поручения – например, подготовка и запуск email-рассылки, заказ полиграфии и др.
• Работа личного помощника: поручения руководителя, связанные с жизнеобеспечением семьи, например, забрать детей из садика или отвезти их в школу, отвезти автомобиль члена семьи работодателя в автосервис, проконтролировать закупку продуктов, работу домашнего персонала, личные приобретения для руководителя и его семьи и т.д.

Оценка кандидатов

Эффективнее всего при оценке кандидатов на вакансию личного помощника работает структурированное интервью по компетенциям. После того, как вы точно определили модель компетенций этого сотрудника, спросите его, как бы он поступил в определенных ситуациях – типовых, с которыми он будет часто сталкиваться в процессе работы.

Например, недавно при подборе личного помощника мы предложили кандидату следующий кейс. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Таким образом, мы проверяем скорость реакции кандидата - насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг, методы решения задачи, которые он изберет - самостоятельно, попросит о помощи на личном уровне, подключит других людей и т.д.

Другими примерами могут служить вопросы, не связанные напрямую с работой кандидата, а относящиеся к его жизни – например, на что он ориентировался при выборе места учебы или работы. Ответы помогут оценить, какими критериями руководствуется кандидат при принятии решений и как определяет приоритеты, помогут выявить личные качества, мотивацию, жизненную позицию и другие качества кандидата, необходимые для выполнения этой работы.

В зависимости от предпочтений работодателя и особенностей специфики бизнеса руководителя кандидату может быть предложено небольшое тестовое задание, которое призвано увидеть в общем, как кандидат мыслит и как он подходит к решению типовых рабочих задач. Например, одному из соискателей по желанию работодателя мы дали задание подготовить анализ конкурентов и собрать информацию в удобном виде, чтобы затем ее было легко проанализировать и сделать выводы.

Мы ожидали, что нам пришлют информацию в виде таблиц в Excel или Google, но кандидат сделал красивую и яркую презентацию. Рекрутер засомневался, насколько подойдет эта работа такому творческому человеку, но все-таки пригласил кандидата на собеседование. Во время интервью выяснилось, что кандидат просто очень хотел получить эту работу и сделал все, чтобы его тестовое задание точно запомнилось.

Подбор личного помощника – непростая задача, но чем тщательнее будут сформулированы должностные обязанности будущего специалиста и чем точнее будет проведена оценка кандидата, тем больше шансов, что вы найдете подходящего сотрудника.